Zelfstandig Coördinator Directie- en managementsecretariaat

Functie omschrijving

Voor de Gemeente Amsterdam is FlexIntens op zoek naar een Zelfstandig Coördinator Directie- en managementsecretariaat voor 32 tot 36 uur per week.

Opdrachtomschrijving
Het secretariaat ondersteunt de directeuren en het management van de afdeling Beleid&Kwaliteit en draagt bij aan een efficiënte en effectieve bedrijfsvoering. Maar er ligt veel werk en daardoor komt de vaste bezetting niet toe aan het ontwikkelen en implementeren van verbeteringen. Om deze reden is besloten om een coördinator aan te stellen die juist primair verantwoordelijk wordt voor een efficiënte en effectieve inrichting van alle secretariële processen.

Werkzaamheden
Je faciliteert in opdracht van het teammanagement de inhuur van extern personeel, administreert de afspraken met de mantel- en marktpartijen en bewaakt de termijnen voor verlenging en beëindiging.

Je levert de financieel adviseur informatie en gegevens over de (prognose van) externe inhuur om de relevante budgetten te kunnen ramen en bewaken. Je zorgt voor een helder en vloeiend in- en uitstroomproces van nieuwe medewerkers (m.u.v. het vakinhoudelijk inwerken). Je maakt werkwijzen en methoden binnen de directie efficiënt en effectief. Bewaakt daarbij de kwaliteit van het resultaat en neemt maatregelen ter verbetering. Je draagt zorg voor het beschrijven van relevante administratieve processen van de afdeling met de daarbij horende werkinstructies. En zorgt voor heldere afspraken met alle ‘gebruikers’ van de diensten van het secretariaat.

Je rapporteert over de voortgang van je inzet aan de teammanager Vakmanschap en Bedrijfsvoering. Dit doe je op eigen initiatief en je zorgt dat je tenminste tweewekelijks elkaar treft om de voortgang te bespreken. Benoem vooraf schriftelijk de bespreekpunten en bevestig achteraf tenminste de besproken risico’s per email. Je neemt verantwoordelijkheid om te zorgen dat de betrokkenen op elk niveau telkens tijdig en volledig zijn geïnformeerd.

Gemeentelijke organisatie
De gemeentelijke organisatie bestaat uit 5 clusters, een bestuurs- en concernstaf, 7 stadsdelen en 1 stadsgebied. De stadsdelen besturen samen met de gemeenteraad, burgemeester en wethouders de stad Amsterdam. De 5 clusters zijn: Ruimte en Economie, Sociaal, Stadbeheer, Bedrijfsvoering, Digitalisering, Innovatie en Informatie. De clusters hebben expertise op een specifiek terrein, zoals sport, jeugd of parkeren. Zij werken beleid uit tot stadsbrede kaders waarbinnen de stadsdelen het uitvoerende werk kunnen doen. Ook bieden zij directe ondersteuning aan bewoners die dit nodig hebben, bijvoorbeeld op het gebied van participatie of werk. De stadsdelen houden zich onder andere bezig met de inrichting van straten en pleinen, groen en parken en welzijnswerk in de buurt. Ze zorgen ervoor dat wat ze doen, past bij de behoeften in hun stadsdeel en bij het beleid voor de hele stad. Meer informatie over de gemeentelijke organisatie is te vinden op: https://www.amsterdam.nl/.

De opdrachtgever(s)
Bij de directies Werk, Participatie en Inkomen (WPI) werken 2000 professionals die denkend vanuit de toegevoegde waarde voor Amsterdammers, dienstverlening op maat leveren. Inkomensconsulenten, klantbegeleiders Werk, handhavers, jobcoaches en schuldhulpverleners werken multidisciplinair en gebiedsgericht samen aan de opgaven die spelen binnen de verschillende stadsdelen. Ter realisatie van de doelstellingen van de nauw samenwerkende directies is het van belang om zo wendbaar mogelijk te blijven in het krachtenveld van onder andere de telkens wijzigende regelgeving, veranderende doelgroepen en aanscherpende wensen van het bestuur in combinatie met de ontwikkelingen en mogelijkheden van de technologie en de gekozen samenwerkingen.
 

Functie eisen

Onze opdrachtgever heeft eisen en wensen geformuleerd. Aan alle eisen moet worden voldaan om in aanmerking te komen voor deze functie. Voor deze functie zijn de volgende eisen en wensen geformuleerd:

Eisen:

1. De aangeboden kandidaat heeft recente, aantoonbare (5 van de afgelopen 7 jaar) werkervaring als leidinggevende van een (directie-)secretariaat met meer dan drie medewerkers
2. De aangeboden kandidaat heeft bij recente werkervaring (afgelopen 3 jaar) met iBabs
3. De aangeboden kandidaat heeft bij voorkeur minimaal 5 jaar ervaring met het notuleren van vergaderingen op niveau directie in het Engels en Nederlands
4. De aangeboden kandidaat heeft minimaal 5 jaar ervaring als eindverantwoordelijke voor de diverse aspecten van de administratief/financiële en facilitaire zaken behorende bij de een secretariaat
5. De kandidaat is minimaal 3 dagdelen fysiek aanwezig op het stadskantoor Amstel 1, bereid en in staat om ook naar andere locaties van de gemeente te reizen
6. De aangeboden kandidaat beschikt over hbo werk- en denkniveau
7. De aangeboden kandidaat heeft een opleiding of training op gebied van projectmanagement afgerond
8. De aangeboden kandidaat heeft een training gericht op inzicht in een bestuurlijke organisatie afgerond

Wensen:

1. De aangeboden kandidaat toont bij voorkeur op het cv over een periode van minimaal tien jaar diverse werkervaring EN in de profit, EN in de not-for-profit
2. De aangeboden kandidaat beschikt bij voorkeur over kennis van/ervaring met interne audit
3. De aangeboden kandidaat kan bij voorkeur direct kunnen starten met infaseren. Er zijn geen vakantieplannen van langer dan 10 dagen gepland tussen nu en medio december 2024
4. De aangeboden kandidaat beschikt bij voorkeur over goede kennis van de Engelse taal

Competenties

• Plannen
• Omgevingsbewustzijn
• Samenwerken
• Coachen
• Resultaatgerichtheid
• Overtuigingskracht

Inschrijven tot

Reageren op deze opdracht kan uitsluitend t/m 27-09-2024 om 12:00.

Gewenst aantal uren

32 tot 36 uur per week.

Arbeidsvoorwaarden

Het beheersen van de Nederlandse taal is voor elke functie vereist. Arbeidsvoorwaarden worden per opdracht of vacature in overleg besproken. Als intermediair staat FlexIntens voor het zorgvuldig bemiddelen van (tijdelijk) personeel binnen toonaangevende organisaties met een maatschappelijk relevant karakter om zowel organisaties als professionals daarbinnen te ontwikkelen. Zo dragen we onder andere bij aan de ontwikkeling van verschillende ministeries, uitvoeringsorganisaties, provincies, gemeenten en zorgorganisaties. Met een gemotiveerd team dat de markt en de mensen kent, streven we continu naar een professionele, maar toch informele dienstverlening die naar volle tevredenheid van alle partijen verloopt. Dit alles doen we vanuit onze kernwaarden kennis, daadkracht en vertrouwen.