Facilitair coördinator/beheerder

Functie omschrijving

Voor de Gemeente Heerde is FlexIntens op zoek naar een Facilitair coördinator/beheerder voor 24 uur per week.

Daarom zijn de lijnen kort, de onderlinge betrokkenheid groot en de werksfeer goed. We stimuleren werkplezier en hebben aandacht voor elkaar. Je zult je hier snel thuis voelen!

We hebben ongeveer 215 medewerkers, verdeeld over 5 afdelingen. We werken in de gemeente als één geheel, over de grenzen van de afdelingen heen. Samenwerking staat centraal tussen de afdelingen, processen en projecten.

Let op: “Omdat de inhoud van deze opdracht een verhoogd risico met zich meebrengt voor de arbeidsrelatie/verhouding van de Opdrachtgever naar een zzp’er toe (indicatie: schijnzelfstandigheid/arbeidsovereenkomst), is het niet mogelijk om deze opdracht als zzp’er uit te voeren. Zzp’ers hebben wel de mogelijkheid te kunnen reageren op de opdracht en via FlexIntens uit te voeren via een detacheringscontract.

Organisatie
De gemeente Heerde is een kleine gemeente
Daarom zijn de lijnen kort, de onderlinge betrokkenheid groot en de werksfeer goed. We stimuleren werkplezier en hebben aandacht voor elkaar. Je zult je hier snel thuis voelen!

We hebben ongeveer 215 medewerkers, verdeeld over 5 afdelingen. We werken in de gemeente als één geheel, over de grenzen van de afdelingen heen. Samenwerking staat centraal tussen de afdelingen, processen en projecten.

We zijn omgevingsbewust en ondernemend
‘Naar een omgevingsbewuste ondernemende organisatie!’ is onze organisatievisie. Omdat we willen dat onze gesprekspartner zich gehoord voelt en indien mogelijk tevreden wordt gesteld.

Dit betekent dat we als organisatie...
In staat willen zijn optimaal mee te bewegen met wat de maatschappij en de inwoner van Heerde van ons vraagt of nodig heeft. Daarbij komt de beweging uit de medewerker zelf. De verantwoordelijkheid ligt laag. Taakvolwassenheid en eigenaarschap is het uitgangspunt.

In een kleine, digitaal werkende en efficiënt ingerichte organisatie als de gemeente Heerde is namelijk elke rol, elke medewerker, van toegevoegde waarde. Geen enkele taak kan achterwege blijven. De medewerkers zijn het belangrijkste kapitaal van onze organisatie. Optimaal functioneren, inspiratie, persoonlijke ontwikkeling, goede begeleiding, helder opdrachtgeverschap en dus professionele aansturing zijn geen luxe, maar noodzaak.

We gebruiken een aantal werklocaties in de gemeente Heerde
De meeste collega’s werken in een ‘’hybride’ vorm thuis en op het gemeentekantoor.

De uitvoering van het sociaal domein gebeurt op de locatie van Stip (Steun- en informatiepunt). Onze buitendienst werkt vanaf de gemeentewerf en in het Raadhuis zitten het college van burgemeester en wethouders, de griffie en het bestuurssecretariaat. Daar worden ook de commissie- en raadsvergaderingen gehouden.

Opdracht
De gemeente is eigenaar van meerdere maatschappelijke accommodaties zoals kantoren, sportaccommodaties en multifunctionele accommodaties. Voor een aantal van deze gebouwen is de gemeente (deels) verantwoordelijk voor het dagelijks beheer en onderhoud:

• MFA De Heerd
• Brede School Rhijnsberg
• Sporthal Faberhal
• MFA Wapenveld (nog te realiseren)
• MFA De Noord
• Diverse buitensportaccommodaties
• Kantoorlocaties

Als facilitair coördinator/beheerder stel je notities op, zorg je voor afstemming met interne en externe belanghebbenden en bereid je indien nodig besluitvorming voor.

Daarnaast ben je het eerste aanspreekpunt voor gebruikers, verenigingen en scholen binnen de MFA’s op het gebied van facilitair beleid en onderhoud je deze relaties. Dit doe je mede door het organiseren en voorzitten van gebruikersoverleggen.

Je bent een gedreven professionele facilitair coördinator/beheerder die voortdurend kijkt naar de verbetering en optimalisatie van de facilitaire diensten. Je bent in staat de regie te houden, de voortgang te bewaken en de geleverde diensten te controleren en deze zowel intern als extern te bespreken.

Verder beheer je de inkoop- en onderhoudscontracten, inclusief onderaannemers zoals schoonmaakdiensten.

Je werkt hierbij nauw samen met andere adviseurs, onze gebouwbeheerder, juristen en contractmanagers. Je hebt ervaring met het opzetten en uitvoeren van projecten en contractbeheer, waaronder budgetsturing.  

Functie eisen

Onze opdrachtgever heeft eisen en wensen geformuleerd. Aan alle eisen moet worden voldaan om in aanmerking te komen voor deze functie. Voor deze functie zijn de volgende eisen en wensen geformuleerd:

Eisen:

1. Inschrijver voldoet aan de gestelde uitvoeringsvoorwaarde zoals bovenaan benoemd in de uitvraag
2. Aantoonbare afgeronde hbo bachelor opleiding in de richting van vastgoed-/ facility management, bestuurskunde of bedrijfskunde
3. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring op het terrein van facilitair management (gebouwenbeheer, service-, bouw- en onderhoudsopdrachten en aanbestedingstrajecten)

Wensen:

1. Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring op het terrein van facilitair management binnen een gemeente
2. Aantoonbare werkervaring met het beheren van accommodaties met maatschappelijke gebruikers (bijvoorbeeld sport, cultuur, ontmoeting en onderwijs)
3. Aantoonbare werkervaring met het opzetten en uitvoeren van projecten en contractbeheer, waaronder budgetsturing
4. Aantoonbare werkervaring met de samenwerking met andere adviseurs, gebouwbeheerders, juristen en contractmanagers
5. Beschikbaar per donderdag 1 mei 2025 voor minimaal 24 uur voor de duur van de opdracht inclusief eventuele verlengingen

Competenties

• Een proactieve werkhouding
• Je bent toegankelijk en weet mensen op een natuurlijke wijze te enthousiasmeren om gezamenlijke doelen te bereiken
• Communicatief vaardig: Gebruikers moeten terecht kunnen met wensen, klachten en informatieverzoeken
• Werkt graag samen met interne en externe partijen. Mede vanwege het opstellen van besluitvormingsnotities
• Een stevige gesprekspartner: Afspraak is afspraak en durft anderen hierop aan te spreken
• Je hebt goede plannings- en organisatievaardigheden
• Je hebt een servicegerichte instelling en creëert een prettige, veilige en goed functionerende leef- en werkomgeving
• Digitaal vaardig en weet de weg te vinden in diverse beheerprogramma’s

Inschrijven tot

Reageren op deze opdracht kan uitsluitend t/m 10-04-2025 om 12:00.

Gewenst aantal uren

24 uur per week.

Procedure en arbeidsvoorwaarden

Als intermediair staat FlexIntens voor het zorgvuldig bemiddelen van professionals binnen het publieke domein. Zo dragen we onder andere bij aan de invulling van opdrachten voor ministeries, uitvoeringsorganisaties, provincies, gemeenten en zorgorganisaties.

Zien we op basis van jouw ingestuurde CV een match, dan ziet de procedure er als volgt uit:

• Voorafgaand aan het voorstellen, maken we afspraken over het tarief, gericht op de specifieke opdracht.
• Kan een opdracht niet ingevuld worden als zelfstandig professional of gaat jouw voorkeur uit naar detachering (loondienst)? Onze dienstverlening voorziet ook daarin, waarbij we de beloningsstructuur van de opdrachtgever hanteren middels de inlenersbeloning.
• Na overeenstemming te hebben bereikt in de financiële voorwaarden, stellen wij jouw profiel op in het format voor de betreffende opdrachtgever. We vragen van jou een verduidelijk op de wijze van voldoen aan de gestelde eisen en wensen, om de match zo duidelijk mogelijk te maken. Ook een motivatiebrief om jouw drijfveren en toegevoegde waarde aan het licht te brengen, wordt gevraagd. Hierin treden wij op als sparringpartner.
• Wij verzorgen het voorstel en informeren je zo snel mogelijk over de voortgang hiervan.

NB: het beheersen van de Nederlandse taal is voor elke opdracht vereist.