Communicatiemedewerker bij Europese aanbesteding

Functie omschrijving

Voor de Gemeente Utrecht is FlexIntens op zoek naar een Communicatiemedewerker bij Europese aanbesteding voor 4 uur per week.

Korte beschrijving speelveld
Utrecht heeft jou nodig!

De gemeente Utrecht is van plan een Europese aanbesteding op te starten voor een intermediair voor externe inhuur. Het is de bedoeling dat vanaf mei 2026 alle externe medewerkers vanaf schaal 10 via deze intermediair ingehuurd worden. Het projectteam, dat bezig is met deze aanbesteding en het interne veranderproces, is op zoek naar een communicatiemedewerker. Dit project wordt gezien als een grote verandering voor leidinggevenden, de organisatie en de huidige leveranciers. Om dit in goede banen te leiden is goede en tijdige communicatie naar alle stakeholders essentieel.

Projectteam
Je werkt samen in een projectteam dat naast jou bestaat uit 6 leden; Projectleider, projectsecretaris, inhoudsdeskundigen op het terrein van inhuur, inkoop, contractmanagement, informatie-en procesmanagement. Het teamlid dat verantwoordelijk is voor de inhoudelijke kant van inhuur is ook projectleider van het deelproject Stakeholdermanagement. De clustermanager Recruitment van het onderdeel Mens & Organisatie is opdrachtgever voor het project.

Opdrachtomschrijving:
In de rol als communicatiemedewerker in het projectteam ben jij verantwoordelijk voor tijdige, juiste, volledige en aansprekende informatievoorziening naar de interne organisatie, stakeholders buiten de organisatie en de directe gebruikers over de veranderingen en over wat zij kunnen verwachten.
Stakeholdercommunicatie (in samenwerking met deelprojectleider Stakeholdermanagement):
Actief communiceren met interne afdelingen (HR, inkoop, management) en externe partijen (wervingsbureaus, consultants, huidige leveranciers, externen) om iedereen betrokken en goed geïnformeerd te houden.
Bijdragen aan beslisdocumenten / tussenrapportages m.n. over de paragraaf communicatie.
Beheren van de interne communicatie rondom de veranderingen in het inhuurproces.
Adviseren van het projectteam over communicatie en best practices.
Het monitoren van de effectiviteit van de communicatie-inspanningen en het bijsturen waar nodig. 2. Ontwikkelen van communicatiemateriaal:
Opstellen van heldere communicatie-uitingen over het veranderingen in het inhuurproces, inclusief informatiefolders, nieuwsbrieven, rapportages en interne documenten.
Schrijven / redigeren van berichten voor intranet en website over het project. 3. Begeleiden van communicatie rond veranderingen:
Voorbereiden en ondersteunen van informatiecampagnes, trainingsmateriaal en sessies voor medewerkers inhuurdesk en opdrachtgevende leidinggevenden over nieuwe proces voor externe inhuur.
Voorbereiden en ondersteunen van informatiecampagnes, instructiemateriaal e.d. voor leveranciers in nauwe samenwerking met de gekozen intermediair.
Mede-organiseren van webinars of informatiebijeenkomsten om vragen te beantwoorden en feedback te verzamelen.
Je werkt autonoom, waar mogelijk met eigen middelen en richt je werkzaamheden naar eigen inzicht in. Er is geen sprake van leiding en toezicht door een leidinggevende. De beoordeling van de werkzaamheden vindt plaats op basis van het resultaat van de werkzaamheden.

Resultaat van de opdracht
Deze opdracht kan worden afgerond als de juiste communicatie uitingen op het juiste moment uitgezet zijn voor en tijdens de aanbestedingsperiode en tijdens de implementatieperiode van de nieuwe situatie.

Jij hebt: Proactieve houding, hands-on mentaliteit en in staat om zelfstandig te werken.
Communicatief vaardig, zowel mondeling als schriftelijk.
Aantoonbare, bij voorkeur minimaal 3 jaar, ervaring in communicatie, bij voorkeur in een organisatie- of projectgerichte omgeving.
Ervaring met het bijdragen aan en uitvoeren van communicatieplannen.
Ervaring in het maken van diverse communicatiematerialen.
Ervaring met stakeholdermanagement en het organiseren van interne evenementen of sessies.
Bij voorkeur heb je ervaring met de communicatie binnen organisatie veranderingen, waarbij het van belang was om draagvlak te creëren
Als gemeente Utrecht geloven wij dat een diverse organisatie zorgt voor meer innovatie, creativiteit en een betere samenwerking. Om die reden streven wij ernaar om een zo’n inclusief mogelijke organisatie te zijn. Ben je benieuwd hoe wij dat doen? Lees dat op deze pagina.

Functie eisen

Onze opdrachtgever heeft eisen en wensen geformuleerd. Aan alle eisen moet worden voldaan om in aanmerking te komen voor deze functie. Voor deze functie zijn de volgende eisen en wensen geformuleerd:

Eisen:

1. Je hebt ervaring met het bijdragen aan en uitvoeren van communicatieplannen
2. Je hebt ervaring in het maken van diverse communicatiematerialen
3. Je hebt ervaring met stakeholdermanagement en het organiseren van interne evenementen of sessies
4. Ik bevestig dat ik de bovenstaande vragen naar waarheid heb ingevuld:

Wensen:

1. Je hebt aantoonbare, bij voorkeur 3 jaar of meer ervaring in communicatie, bij voorkeur in een organisatie- of projectgerichte omgeving
2. Beschrijf kort en bondig jouw ervaring met verandertrajecten in jouw rol als communicatieadviseur
3. Beschrijf jouw ervaring met het werken binnen een projectteam waarin jij voornamelijk individueel hebt gewerkt aan de communicatie vanuit het projectteam

Inschrijven tot

Reageren op deze opdracht kan uitsluitend t/m 20-02-2025 om 12:00.

Gewenst aantal uren

4 uur per week.

Procedure en arbeidsvoorwaarden

Als intermediair staat FlexIntens voor het zorgvuldig bemiddelen van professionals binnen het publieke domein. Zo dragen we onder andere bij aan de invulling van opdrachten voor ministeries, uitvoeringsorganisaties, provincies, gemeenten en zorgorganisaties.

Zien we op basis van jouw ingestuurde CV een match, dan ziet de procedure er als volgt uit:

• Voorafgaand aan het voorstellen, maken we afspraken over het tarief, gericht op de specifieke opdracht.
• Kan een opdracht niet ingevuld worden als zelfstandig professional of gaat jouw voorkeur uit naar detachering (loondienst)? Onze dienstverlening voorziet ook daarin, waarbij we de beloningsstructuur van de opdrachtgever hanteren middels de inlenersbeloning.
• Na overeenstemming te hebben bereikt in de financiële voorwaarden, stellen wij jouw profiel op in het format voor de betreffende opdrachtgever. We vragen van jou een verduidelijk op de wijze van voldoen aan de gestelde eisen en wensen, om de match zo duidelijk mogelijk te maken. Ook een motivatiebrief om jouw drijfveren en toegevoegde waarde aan het licht te brengen, wordt gevraagd. Hierin treden wij op als sparringpartner.
• Wij verzorgen het voorstel en informeren je zo snel mogelijk over de voortgang hiervan.