Kwartiermaker (financiële) basisprocessen

Functie omschrijving

Voor de Gemeente Utrecht is FlexIntens op zoek naar een Kwartiermaker (financiële) basisprocessen voor 32 tot 36 uur per week.

Korte beschrijving speelveld
Gemeente Utrecht is één van de grootste gemeentes in Nederland. Het organisatieonderdeel Ruimte is een bijna 1000 mens grootte ontwikkelorganisatie van het fysieke domein. Het werkveld van Ruimte is zeer divers en richt zich op gebiedsontwikkeling als op de ontwikkeling van gebiedsoverstijgende thema’s als duurzame energie en mobiliteit. Ruimte is georganiseerd in verschillende afdelingen en verantwoordelijk voor gebiedsontwikkeling, beleid en bedrijfsvoering. De afdeling Bedrijfsvoering bestaat uit zo’n 100 medewerkers die werken in één van de drie clusters binnen de afdeling: Financien en Inkoop, Informatie en Proces Management en Bedrijfsondersteuning.

Opdrachtomschrijving
Binnen het cluster Bedrijfsondersteuning is een nieuw team basisprocessen geformeerd. Dit nieuwe team legt zich in eerste instantie specifiek toe op een aantal financiële basisprocessen. Denk hierbij aan ‘van bestellen tot betalen’, het maken van (project) rapportages of het doen van administratieve taken op aangeven van Financieel Adviseurs. Deze taken zijn recent samengebracht met als doel de werkzaamheden te bundelen, de inhoudelijke kwaliteit van informatie te verbeteren, makkelijker af te stemmen en efficiënter te kunnen werken.

In de nieuwe vorm van dit team en het samenbrengen van de taken, is een kritische blik en aanpak nodig op het efficiënt ontwikkelen van werkprocessen van deze (financiële) basisprocessen en de procesmatige verbinding te maken met het team Financien en Inkoop.

Het team bestaat momenteel uit 7 mensen, met daarbij de ruimte en verwachting dat het uitbreiden van het team nodig is om nieuwe werkzaamheden binnen het team te concretiseren. Naast de aandacht voor de werkprocessen is er aandacht nodig voor de vorming van het team. De kwartiermaker zal rapporteren een de Manager Bedrijfsondersteuning. Er liggen wellicht meer mogelijkheden om vergelijkbare taken die nu nog plaatsvinden binnen Ruimte onder te brengen in het team Basisprocessen. De aanname is dat veel van deze taken nu nog versnipperd binnen Ruimte plaatsvinden. Denk hierbij bijvoorbeeld aan taken bij project-assistentie. Ook wordt voorzien dat er nog andere basisprocessen te onderscheiden zijn binnen de afdelingen van Ruimte die zich heel goed lenen om op 1 plek te organiseren. De uitdaging voor de kwartiermaker is om, naast de inrichting en aansturing van het huidige team, bovenstaande te onderzoeken en een voorstel te schrijven voor de Directie inclusief de benodigde capaciteit en financiering.

We willen graag aan de slag met een kwartiermaker die haar/zijn tanden wil zetten in zowel het ontwikkelen van heldere en stevige werkprocessen die passen in de huidige opzet van de organisatie van de afdeling Bedrijfsvoering. Het is belangrijk dat de kwartiermaker de verbinding zoekt met de collega's die werkzaam zijn binnen deze processen. Denk bijvoorbeeld aan bestellers, budgethouders en collega's binnen het team Financien en Inkoop. Doel is om een verbeter- en efficiëntieslag te maken, waardoor de medewerkers kunnen doen waar ze goed in zijn en dit optimaal wordt ondersteund. En daarnaast het onderzoek te doen naar andere processen die zich lenen voor eenzelfde efficiëntieslag.

Als kwartiermaker heb je de volgende taken: 

• Opstellen jaarplan en samen met team uitvoering geven aan het plan. 
• Lean maken van de huidige werkprocessen. 
• Geven van een bestendige positie aan het team, in de organisatie.
• Ontwikkelen en begeleiden van medewerkers in de verandering. 
• Vertegenwoordigen van het organisatie onderdeel Ruimte, in concern-brede ontwikkelingen. 
• Doen van onderzoek en maken van een implementatieplan met betrekking tot centralisatie vergelijkbare taken ruimtebreed 
• Doen van onderzoek en maken van een implementatieplan met betrekking tot centralisatie van complementaire basistaken.

Je werkt autonoom, waar mogelijk met eigen middelen en richt je werkzaamheden naar eigen inzicht in. De beoordeling van de werkzaamheden vindt plaats op basis van het resultaat van de werkzaamheden.

Resultaat van de opdracht
Deze opdracht kan worden afgerond als de implementatieplannen zijn beschreven en de huidige werkprocessen Lean zijn ingericht.

Jij hebt/bent: 

• Minimaal hbo werk- en denkniveau. 
• Minimaal 5 jaar aantoonbare ervaring met het opzetten/implementeren van (repeterende) werkwijzen in een organisatie (voorkeur voor publieke organisatie). 
• Aantoonbare leanmanagement ervaring. 
• Bij voorkeur leidinggevende ervaring. 
• Werkervaring bij een overheidsinstantie. 
• Bij voorkeur ervaring binnen het financiële domein.

Daarnaast beschik je over de volgende competenties: 

• Helicopterview. 
• Aansturen.
• Plannen en organiseren.

Functie eisen

Onze opdrachtgever heeft eisen en wensen geformuleerd. Aan alle eisen moet worden voldaan om in aanmerking te komen voor deze functie. Voor deze functie zijn de volgende eisen en wensen geformuleerd:

Eisen:

1. De kandidaat heeft minimaal een hbo werk- en denkniveau:
2. De kandidaat heeft aantoonbare leanmanagement ervaring:
3. Ik bevestig dat ik de bovenstaande vragen naar waarheid heb ingevuld:

Wensen:

1. Hoeveel jaar werkervaring heeft de kandidaat met het opzetten/implementeren van nieuwe werkwijzen in een organisatie:
2. De kandidaat heeft ervaring binnen een overheidsorganisatie. (Geef de grootste optie aan):
3. De kandidaat heeft werkervaring binnen het financiële domein:
4. Hoeveel jaar ervaring als leidinggevende heeft de kandidaat:

Inschrijven tot

Reageren op deze opdracht kan uitsluitend t/m 21-02-2025 om 9:00.

Gewenst aantal uren

32 tot 36 uur per week.

Procedure en arbeidsvoorwaarden

Als intermediair staat FlexIntens voor het zorgvuldig bemiddelen van professionals binnen het publieke domein. Zo dragen we onder andere bij aan de invulling van opdrachten voor ministeries, uitvoeringsorganisaties, provincies, gemeenten en zorgorganisaties.

Zien we op basis van jouw ingestuurde CV een match, dan ziet de procedure er als volgt uit:

• Voorafgaand aan het voorstellen, maken we afspraken over het tarief, gericht op de specifieke opdracht.
• Kan een opdracht niet ingevuld worden als zelfstandig professional of gaat jouw voorkeur uit naar detachering (loondienst)? Onze dienstverlening voorziet ook daarin, waarbij we de beloningsstructuur van de opdrachtgever hanteren middels de inlenersbeloning.
• Na overeenstemming te hebben bereikt in de financiële voorwaarden, stellen wij jouw profiel op in het format voor de betreffende opdrachtgever. We vragen van jou een verduidelijk op de wijze van voldoen aan de gestelde eisen en wensen, om de match zo duidelijk mogelijk te maken. Ook een motivatiebrief om jouw drijfveren en toegevoegde waarde aan het licht te brengen, wordt gevraagd. Hierin treden wij op als sparringpartner.
• Wij verzorgen het voorstel en informeren je zo snel mogelijk over de voortgang hiervan.

NB: het beheersen van de Nederlandse taal is voor elke opdracht vereist.