Change manager

Functie omschrijving

Voor de Gemeente Amsterdam is FlexIntens op zoek naar een Change manager voor 32 tot 36 uur per week.

Opdrachtomschrijving

Doelstelling

Het succesvol begeleiden van de afdeling Vergunningen, Toezicht en Handhaving (VTH) van de Gemeente Amsterdam door het organisatieontwikkelingsproces, bestaande uit de uitwerking en implementatie van een nieuwe organisatiestructuur. Jouw rol draagt om het verandermanagementproces.

Tijdsplanning en Meetbare Resultaten

Fase 1: Voorbereiding (Q1 – Q2 2025)
 

1. Communicatieplan ontwikkelen
2. Stakeholderanalyse uitvoeren
3. Veranderverhaal en veranderplan opstellen
4. Impactanalyse maken

1. Fase 2: Uitwerking (Q3 2025)


2. Ontwikkelen en uitvoeren van pilots
3. Workshops en informatiebijeenkomsten faciliteren

 

Fase 3: Implementatie (Q3 en Q4 2025)
 

1. Begeleiden van de plaatsingsprocedure
2. Cultuurverandering ondersteunen
3. Eindrapportage

 

Randvoorwaarden
 

• Kwaliteitseisen: Alle plannen en rapportages worden goedgekeurd door het projectteam en relevante stakeholders (OR/OC).


• De verandermanager is eindverantwoordelijk voor het behalen van de hierboven gedefinieerde resultaten binnen de gestelde tijdlijnen.

 

Werkzaamheden -                Ontwikkeling en uitvoering van het verandermanagementplan: je ontwikkelt een strategisch verandermanagementplan dat de organisatie ondersteunt gedurende de uitwerking van en transitie naar de nieuwe organisatiestructuur. Dit omvat communicatieplannen, training en ontwikkelingsprogramma’s en strategieën om weerstand tegen de verandering te minimaliseren en betrokkenheid bij het ontwerptraject te borgen. Hierbij is er sprake van een continue uitwisseling van informatie tussen de ontwerpstroom en de veranderstroom, zodat feedback tijdig in kaart wordt gebracht en waar mogelijk kan worden meegenomen in het ontwerp. Daarnaast faciliteer je workshops en andere informatiebijeenkomsten om draagkracht te creëren en zorgen te inventariseren en te adresseren. -                Experimenteren met nieuwe structuren en samenwerkingsvormen: Tijdens het ontwerpproces kunnen bepaalde nieuw ontwikkelde structuren of samenwerkingsvormen al op kleine schaal gepilot worden in de praktijk. Het doel van dergelijke experimenten is om bij te dragen aan de beleving van de nieuwe structuur en hier in praktijk al ervaring mee op te doen. Als verandermanager denk je pro-actief mee over hoe de ontwerpstroom de veranderstroom elkaar kunnen versterken en ben je initiatiefnemer van dergelijke ‘proeftuinen’. -                Ontwikkelen en faciliteren van het veranderverhaal: Jij zorgt voor een helder veranderverhaal dat aansluit op de verschillende doelgroepen. Bovendien faciliteer je dit veranderverhaal naar bestuurders en ketenpartners buiten de VTH organisatie. Daarnaast bied je ondersteuning en coaching aan teammanagers in het uitdragen van het veranderverhaal en het omgaan met eventuele weerstand. -                Relatie en afstemming met de Ondernemingsraad en Onderdelencommissie: De organisatieontwikkeling van VTH bevindt zich in een complex speelveld van zeven stadsdelen met elk een eigen Onderdelen Commissie. Daarnaast is er een Ondernemingsraad voor het Cluster waarbinnen de stadsdelen zich bevinden. Als verandermanager is het jouw rol om dit speelveld in kaart te brengen, het proces en planning af te stemmen zodat hier duidelijkheid en overeenstemming over ontstaat met de OC’s en OR’s. -                Uitwerking van de gewenste cultuur en het gewenste gedrag in de nieuwe organisatie: In de ontwerpstroom ligt de nadruk op het uitwerken van de nieuwe organisatiestructuur. Echter is daarmee de beoogde verandering nog niet gerealiseerd. Uiteindelijk vraagt dit om ander gedrag van de mensen in de organisatie. Binnen de veranderstroom breng jij samen met mensen uit de organisatie in kaart wat de huidige organisatiecultuur is en welke verandering daarin gewenst is. Als verandermanager vertaal je deze beoogde cultuurverandering in het verandermanagementplan en draag jij er zorg voor dat dit een plaats krijgt in het selectie- en plaatsingsproces. -                Advisering over het plaatsingstraject: Wanneer de volledige structuur tot op niveau van functiebeelden is uitgewerkt adviseer jij over het te doorlopen selectie- en plaatsingsproces. Hierbij kun je denken aan het adviseren t.a.v. volgorde in plaatsing, type procedure, etc. -                Begeleiding bij de implementatie van de nieuwe structuur: Je draagt zorg voor de begeleiding van zowel management als medewerkers gedurende de plaatsing procedures. Hierbij werk je nauw samen met de collega’s van P&O.

Gemeentelijke organisatie
De gemeentelijke organisatie bestaat uit 5 clusters, een bestuurs- en concernstaf, 7 stadsdelen en 1 stadsgebied. De stadsdelen besturen samen met de gemeenteraad, burgemeester en wethouders de stad Amsterdam. De 5 clusters zijn: Ruimte en Economie, Sociaal, Stadbeheer, Bedrijfsvoering, Digitalisering, Innovatie en Informatie. De clusters hebben expertise op een specifiek terrein, zoals sport, jeugd of parkeren. Zij werken beleid uit tot stadsbrede kaders waarbinnen de stadsdelen het uitvoerende werk kunnen doen. Ook bieden zij directe ondersteuning aan bewoners die dit nodig hebben, bijvoorbeeld op het gebied van participatie of werk. De stadsdelen houden zich onder andere bezig met de inrichting van straten en pleinen, groen en parken en welzijnswerk in de buurt. Ze zorgen ervoor dat wat ze doen, past bij de behoeften in hun stadsdeel en bij het beleid voor de hele stad. Meer informatie over de gemeentelijke organisatie is te vinden op: https://www.amsterdam.nl/.

De opdrachtgever(s)

Je komt te werken binnen de afdeling Vergunningen, Toezicht en Handhaving die momenteel een belangrijke organisatie ontwikkeling doormaakt. De organisatie telt ruim 600 FTE en is georganiseerd in zeven stadsdelen. Momenteel bevinden we ons in een cruciale fase waarin de toekomstige structuur van onze organisatie aan het vormgeven zijn. Hierbij is het uitgangspunt dat de organisatie centraal georganiseerd wordt om operationele doelmatigheid en dienstverlening te optimaliseren, maar waarin tegelijkertijd de verbinding met de stadsdelen behouden blijft. Er ligt geen besparingsopdracht ten grondslag aan deze reorganisatie. De grove lijnen van de nieuwe organisatie zijn inmiddels bepaald, maar de verdere invulling van de structuur tot op niveau van teams en rollen en verantwoordelijkheden moet nog worden ontworpen.

Er is een projectteam samengesteld die deze doorontwikkeling zal begeleiden. We zoeken nog naar een ervaren verandermanager die het projectteam komt versterken. Als verandermanager begeleid je de organisatie door zowel de fase waarin de nieuwe structuur wordt uitgewerkt (+- 6 maanden) als de fase waarin de organisatie de transitie naar de nieuwe structuur maakt.
 

Functie eisen

Onze opdrachtgever heeft eisen en wensen geformuleerd. Aan alle eisen moet worden voldaan om in aanmerking te komen voor deze functie. Voor deze functie zijn de volgende eisen en wensen geformuleerd:

Eisen:

1. De aangeboden kandidaat heeft minimaal 3 jaar ervaring als teamcoach op het gebied van Continuous Improvement/ (continue leren) op directie-, management- en operationeel niveau in diverse branches
2. De aangeboden kandidaat beschikt minimaal over HBO werk- en denkniveau
3. De aangeboden kandidaat is Green Belt gecertificeerden heeft ervaring als Lean coach
4. De aangeboden kandidaat heeft minimaal 1,5 jaar kennis van leiderschapsontwikkeling, specifiek in Theorie U

Wensen:

1. De aangeboden kandidaat heeft ervaring op het gebied van gedragsvraagstukken aan de hand van de CASI methodiek
2. De aangeboden kandidaat heeft minimaal 15 jaar ervaring met verandervraagstukken op het gebied van cultuur, gedrag, proces, systeem en werkwijze
3. De aangeboden kandidaat heeft ervaring met de implementatie van nieuwe samenwerkingsvormen
4. De aangeboden kandidaat heeft ervaring met het inzetten van instrumenten die de veranderbereidheid meten
5. De aangeboden kandidaat is gecertificeerd trainer en facilitator

Competenties

• Relatiebeheer
• Organisatiesensitiviteit
• Coachen
• Resultaatgerichtheid

Inschrijven tot

Reageren op deze opdracht kan uitsluitend t/m 02-01-2025 om 12:00.

Gewenst aantal uren

32 tot 36 uur per week.

Arbeidsvoorwaarden

Het beheersen van de Nederlandse taal is voor elke functie vereist. Arbeidsvoorwaarden worden per opdracht of vacature in overleg besproken. Als intermediair staat FlexIntens voor het zorgvuldig bemiddelen van (tijdelijk) personeel binnen toonaangevende organisaties met een maatschappelijk relevant karakter om zowel organisaties als professionals daarbinnen te ontwikkelen. Zo dragen we onder andere bij aan de ontwikkeling van verschillende ministeries, uitvoeringsorganisaties, provincies, gemeenten en zorgorganisaties. Met een gemotiveerd team dat de markt en de mensen kent, streven we continu naar een professionele, maar toch informele dienstverlening die naar volle tevredenheid van alle partijen verloopt. Dit alles doen we vanuit onze kernwaarden kennis, daadkracht en vertrouwen.