Sr. Programma Assistente OZJ

Functie omschrijving

Voor de VNG is FlexIntens op zoek naar een Sr. Programma Assistente OZJ voor 32 uur per week.

Wij zijn de Vereniging van Nederlandse Gemeenten. De vereniging heeft als doel om de lokale overheid te versterken, zodat gemeenten hun inwoners optimaal kunnen bedienen. Dat dragen we in ons hart en daar werken we iedere dag met veel bevlogenheid aan. 342 gemeenten bepalen onze en dus ook jouw agenda. Vaak wordt die beïnvloed door de dagelijkse actualiteit, maar altijd vanuit het belang van onze leden. We zijn een lerende organisatie, we stellen ons continu de vraag waar we staan en wat we kunnen verbeteren.

Over het Platform Sociaal Domein en het Ondersteuningsteam Zorg voor Jeugd
In het sociaal domein zorgen gemeenten, het rijk, zorgaanbieders en uitvoeringsorganisaties ervoor dat mensen in een kwetsbare positie op het juiste moment de juiste ondersteuning krijgen. In 2021 is daarom het Platform Sociaal Domein opgericht om gemeenten en ketenpartners daarbij te ondersteunen. Centraal in het Platform staan de regioadviseurs, die de verbinding leggen tussen de verschillende partners, beleid en uitvoering. Zij ondersteunen op basis van de vragen uit de praktijk. Opdrachtgevers van het Platform Sociaal Domein zijn onder andere het ministerie van BZK, VWS, ZonMw en de VNG. Het Platform werkt aan het versterken van de lokale uitvoeringskracht en het aanbrengen van meer samenhang in (landelijk) beleid op basis van drie lijnen:

1. Kennis
Actuele en relevante informatie, handvatten en praktijkvoorbeelden. Met als doel: het versterken regionale en landelijke kennisecosysteem.

2. Inzicht
We kijken terug en leren met gemeenten, rijk en partners. Signalen werken we systematisch uit en brengen deze verder van praktijk naar beleid.

3. Advies
Regioadviseurs en experts helpen op weg met inrichtings- en samenwerkingsvraagstukken.

Onder het Platform vallen verscheidene subsidieprojecten. Daarnaast werken we samen met een expertpool en zoeken we de verbinding met (kennis)partners binnen en buiten de VNG. Ook wordt de ondersteuning voor coördinatoren en projectleiders samen georganiseerd tussen het Platform en het Ondersteuningsteam Zorg voor Jeugd.
Het Ondersteuningsteam Zorg voor Jeugd (OZJ) bouwt mee aan een lerend jeugdstelsel dat kinderen en jongeren in Nederland helpt gelukkig en veilig op te groeien. Het OZJ ondersteunt initiatieven in het hele land die bijdragen aan vernieuwing en verbetering van de jeugdhulp, en helpt mee aan kennisuitwisseling, samenwerking en innovatie.
Meer informatie over het OZJ is hier te vinden. De OZJ-pool is een vast onderdeel van het OZJ en heeft als doel om o.a. regio’s, gemeenten, professionals, zorgaanbieders en wijkteams te ondersteunen. Een belangrijk doel van deze ondersteuning is om te helpen bij de implementatie van de Hervormingsagenda Jeugd. We werken hierin nauw samen met het Platform Sociaal Domein en andere relevante ketenpartners.

Omschrijving van opdracht
Voor de programmamanagers van beide programma’s zijn we op zoek naar twee ervaren programma assistentes (PA/Directiesecretaris/esse). Je bent gedreven en comfortabel in je rol. Iemand die makkelijk overzicht houdt op zowel de korte als lange termijn planning. Je hebt ruime ervaring in een politiek-bestuurlijke omgeving en voelt je hierin op je gemak. De veranderlijkheid van deze omgeving brengt je niet van je stuk en je bent in staat om pro-actief hierop in te spelen. Door jouw gedegen ondersteuning zijn de programmamanagers in staat om zich volledig te kunnen focussen op hun rol. Jij zorgt voor een goed gebalanceerde agenda die de juiste prioriteiten heeft qua (complexe) afspraken, ruimte biedt om zaken uit te werken, inlooptijd voor collega’s en, wanneer nodig, eens met de benen op tafel na te kunnen denken. Je bent in staat om de overlappende onderwerpen van beide programma’s te vertalen naar de agenda’s. Je anticipeert en acteert, gevraagd en ongevraagd, op signalen uit je omgeving (kantoor, inbox etc.)

Je vormt samen met nog een programma assistent(e) van gelijk niveau en een ondersteunende secretaresse (die jullie ondersteunt met o.a. het maken van de eenvoudige afspraken, het boeken van zalen en locaties en het ondersteunen van het directe kernteam) het programmasecretariaat voor beide platforms/programma’s.

Je hebt ervaring met het opzetten van een secretariaat. De inhoudelijke samenwerking tussen het Platform en het OZJ is nog in opbouw en krijgt al lopende vorm. De behoefte aan een gedegen programmasecretariaat is er nu, wat betekent dat het secretariaat nog opgezet moet gaan worden en vorm moet gaan krijgen. Hierin ligt een belangrijke rol voor jou, om dit samen met je twee collega’s op te gaan zetten en te vormen tot een soepel draaiende rots in de branding voor de twee programmamanagers en de directe collega’s.

Werkzaamheden en verantwoordelijkheden

• Je beheert de complexe agenda’s van beide programmamanagers
• Je overziet het speelveld van beide programma’s en vertaalt dit naar relevante afspraken
• Je bent de sturende kracht in het opzetten van het programmasecretariaat 
• Je onderhoudt contacten met relevante partijen en bouwt aan een (intern) netwerk
• Je werkt nauw samen met de programmasecretaris

Je hebt naast een pro-actieve ondersteuning, bijgedragen aan het neerzetten van een stevig secretariaat voor de programmamanagers.

Functie eisen

Onze opdrachtgever heeft eisen en wensen geformuleerd. Aan alle eisen moet worden voldaan om in aanmerking te komen voor deze functie. Voor deze functie zijn de volgende eisen en wensen geformuleerd:

Eisen:

1. HBO werk- en denkniveau
2. Minimaal 10 jaar werkervaring als management assistent(e) waarvan de laatste 5 jaar binnen een politiek-bestuurlijke omgeving
3. Aantoonbare werkervaring met opzetten van een (programma/directie)secretariaat (moet blijken uit cv en beantwoording van de casus)

Wensen:

1. Aantoonbare werkervaring in de rol van PA/directie-assistent in een omgeving waar meerdere stakeholders (bijv. gemeenten, ketenpartners, in publiek-private samenwerkingen met verschillende belangen samen moeten werken
2. Aantoonbare werkervaring met het opzetten en aansturen van een secretariaat
3. Aantoonbare werkervaring in de rol van PA/directie-assistente op het niveau van Rijksoverheid directies (DG’s, MA’s etc)
4. Uitwerking van de casus(zie bijlage); kandidaat laat in de uitwerking van de casus zien dat het duidelijk is welke stappen ondernomen dienen te worden, bij het opzetten van een secretariaat en hoe de kandidaat dit combineert met de persoonlijke ondersteuning van een directeur 

Competenties

• Verbinder op alle niveaus en ketenpartners
• Communicatief vaardig, zowel mondeling als schriftelijk
• Pragmatisch èn strategisch: inhoud kunnen vertalen naar agenda en visa versa
• Integer, neutrale positie innemen
• Natuurlijk leiderschap met oog voor de menselijke kant
• Pro-actieve aanpakker

Inschrijven tot

Reageren op deze opdracht kan uitsluitend t/m 18-09-2024 om 9:00.

Gewenst aantal uren

Voor 32 uur per week.

Arbeidsvoorwaarden

Het beheersen van de Nederlandse taal is voor elke functie vereist. Arbeidsvoorwaarden worden per opdracht of vacature in overleg besproken. Als intermediair staat FlexIntens voor het zorgvuldig bemiddelen van (tijdelijk) personeel binnen toonaangevende organisaties met een maatschappelijk relevant karakter om zowel organisaties als professionals daarbinnen te ontwikkelen. Zo dragen we onder andere bij aan de ontwikkeling van verschillende ministeries, uitvoeringsorganisaties, provincies, gemeenten en zorgorganisaties. Met een gemotiveerd team dat de markt en de mensen kent, streven we continu naar een professionele, maar toch informele dienstverlening die naar volle tevredenheid van alle partijen verloopt. Dit alles doen we vanuit onze kernwaarden kennis, daadkracht en vertrouwen.