Projectleider aanbesteding financieel systeem (kwartiermaker)

Functie omschrijving

Voor de ZonMw is FlexIntens op zoek naar een Projectleider aanbesteding financieel systeem (kwartiermaker) voor 24 tot 36 uur per week.

Organisatie
Met kennis werken aan een goede gezondheid voor iedereen. Daar staat ZonMw voor.
ZonMw programmeert en financiert onderzoek en vernieuwing in gezondheid, zorg en welzijn, stimuleert kennisinfrastructuren en het gebruik van de ontwikkelde kennis. Samen met partners werkt ZonMw aan het signaleren en agenderen van kennisbehoeftes. Onze belangrijkste opdrachtgevers zijn het ministerie van VWS en NWO.

We zijn centraal gelegen in Den Haag, werken in een modern kantoorgebouw en zijn goed bereikbaar met openbaar vervoer.

Let op: eerste maand ivm aanleveren projectplan fulltime, daarna eventueel minder uur.

Aanbesteding en implementatie nieuwe financieel systeem
Het contract voor het financieel systeem waar ZonMw gebruik van maakt, loopt af. In het kader daarvan moet er een nieuwe Europese aanbesteding in de markt worden gezet. ZonMw wenst per 1 januari 2027 een werkend financieel systeem. Het project is gericht op het verbeteren van processen en procedures van ZonMw breed. De wensen en eisen voor het toekomstig financieel systeem leiden tot verbetering en digitalisering van processen en procedures. De huidige processen zijn inefficiënt en vereisen veel handmatig werk. Dit geldt ook in de koppeling tussen systemen. De verbetering richt zich ook op de stroomlijning hiervan.

Het project is verdeeld over twee fasen:

1. Aanbesteding financieel systeem: Als projectleider ben je verantwoordelijk voor het succesvol inhoudelijk begeleiden van de aanbesteding. Je zorgt daarbij voor het creëren van draagvlak en een  programma van eisen dat past bij ZonMw. De opgenomen eisen en wensen dienen te leiden tot verbetering en digitalisering van de processen en procedures.
2. Implementeren van het financieel systeem: Als implementatiemanager ben je verantwoordelijk voor de begeleiding van de inrichting en implementatie, zowel technisch als functioneel, inclusief de adoptie. Naast het coördineren dien je als implementatiemanager, dien je de medewerkers binnen ZonMw goed te begeleiden en te adviseren waar nodig.

Opdracht
De opdracht omvat:

• Opstellen van een projectplan met specificaties ten aanzien van tijd, bemensing, risico's, budget en kwaliteit. Dit in overeenstemming met de opdracht van de (gedelegeerd) opdrachtgever. Dit projectplan dient na start, binnen één maand te worden opgeleverd;
• Het in kaart brengen en op papier zetten van de behoeften van diverse stakeholders;
• Het opstellen van programma van eisen ten behoeve van de keuze en aanbesteding van een nieuw financieel systeem;
• Het opleveren van alle inhoudelijke aanbestedingsdocumenten;
• Het begeleiden van het inhoudelijke inkoopproces (bijv. nota van inlichtingen, beoordelingsproces, etc.);
• Het aansturen van de projectorganisatie;
• Het adviseren aan de (gedelegeerd) opdrachtgever;
• Het voorzitten van project overleggen, stuur- en klankbordgroep;
• Het actief beïnvloeden van actoren in de omgeving van het project en deze op één lijn brengen;
• Het bewaken en sturen op planning, volledigheid en samenhang van voorbereiding van de publicatie tot en met de uiteindelijke gunning;
• Informeren en betrekken van alle stakeholders binnen de organisatie;
• Komen tot een onderbouwd advies voor de implementatie van een nieuw financieel systeem, inclusief een voorstel voor een projectplanning en -organisatie van deze fase. Je legt daarbij rechtstreeks verantwoording af aan hoofd financiën, control- en inkoop en werkt nauw samen met de adviseur informatiemanagement, de inkoopadviseur, de medewerkers in de financiële keten en met business control;
• Het succesvol begeleiden van de implementatie van het financieel systeem;
• Het zorgen voor draagvlak voor de ‘change’ inclusief opleidingsplan;
• Het zorgen voor nazorg en inclusief borging functioneel beheer.

Wij zijn op zoek naar een projectleider die aantoonbare kennis van en ervaring heeft met de inhoud en bedrijfsvoering van de financiële keten, financieel beleid en de planning & control cyclus. Daarnaast verwachten wij ervaring met de implementatie en adoptie van een nieuw systeem. Als projectleider wacht je niet af, ben je proactief en ben je een stevige regisseur en adviseur. Je spreek aan, neemt eigenaarschap en verantwoordelijkheid.

Functie eisen

Onze opdrachtgever heeft eisen en wensen geformuleerd. Aan alle eisen moet worden voldaan om in aanmerking te komen voor deze functie. Voor deze functie zijn de volgende eisen en wensen geformuleerd:

Eisen:

1. In het kader van de wet DBA leent deze uitvraag zich er helaas niet voor om door een zzp'er uitgevoerd te worden
2. Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau
3. Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring als projectleider voor een nieuw financieel systeem.
4. De projectleider dient minimaal drie keer het gehele proces (van voorbereiding aanbesteding t/m implementatie) te hebben doorlopen) (geef dit duidelijk aan in het CV)
5. Minimaal twee dagen in de week fysiek aanwezig op het kantoor van ZonMw (geef dit aan in CV)

Wensen:

1. Aantoonbare werkervaring met financiële processen binnen de overheid en van hieraan gerelateerde processen, zoals bijvoorbeeld projectmanagement en inkoop (geef hiervan een duidelijk voorbeeld in
2. Aantoonbare werkervaring binnen de aanbestedingsmarkt en de verschillende oplossingssystemen zoals: Best of bread, PSA, ERP, Financieel systeem, Pointsolutions
3. Aantoonbare werkervaring met het initiëren en begeleiden van aanbestedingsprocedures (inclusief opstellen uitgangspunten/scope/programma van eisen) i.r.t. dit project
4. Aantoonbare werkervaring met verandermanagement i.r.t. dit project
5. Aantoonbare werkervaring met het implementeren van financiële systemen binnen overheidsorganisaties
6. Bovenstaande criteria dienen te worden aangetoond met referentieprojecten

Competenties

• Uitstekende communicatieve vaardigheden (zowel schriftelijk als mondeling) en verbindend
• Planmatig en gestructureerd
• Stressbestendig, je kunt goed omgaan met de onzekerheden, onduidelijkheden en weerstand die bij veranderingen horen
• Zelf-startend met een flexibele en positieve instelling (glas is halfvol)
• Analytisch
• Proactief
• Daadkrachtig, resultaat- en oplossingsgericht

Inschrijven tot

Reageren op deze opdracht kan uitsluitend t/m 07-05-2025 om 12:00.

Gewenst aantal uren

24 tot 36 uur per week.

Procedure en arbeidsvoorwaarden

Als intermediair staat FlexIntens voor het zorgvuldig bemiddelen van professionals binnen het publieke domein. Zo dragen we onder andere bij aan de invulling van opdrachten voor ministeries, uitvoeringsorganisaties, provincies, gemeenten en zorgorganisaties.

Zien we op basis van jouw ingestuurde CV een match, dan ziet de procedure er als volgt uit:

• Voorafgaand aan het voorstellen, maken we afspraken over het tarief, gericht op de specifieke opdracht.
• Kan een opdracht niet ingevuld worden als zelfstandig professional of gaat jouw voorkeur uit naar detachering (loondienst)? Onze dienstverlening voorziet ook daarin, waarbij we de beloningsstructuur van de opdrachtgever hanteren middels de inlenersbeloning.
• Na overeenstemming te hebben bereikt in de financiële voorwaarden, stellen wij jouw profiel op in het format voor de betreffende opdrachtgever. We vragen van jou een verduidelijk op de wijze van voldoen aan de gestelde eisen en wensen, om de match zo duidelijk mogelijk te maken. Ook een motivatiebrief om jouw drijfveren en toegevoegde waarde aan het licht te brengen, wordt gevraagd. Hierin treden wij op als sparringpartner.
• Wij verzorgen het voorstel en informeren je zo snel mogelijk over de voortgang hiervan.

NB: het beheersen van de Nederlandse taal is voor elke opdracht vereist.