Medewerker Projectenbureau

Functie omschrijving

Voor de VNG is FlexIntens op zoek naar een Medewerker Projectenbureau voor 24 tot 36 uur per week.

1. Specificatie
1.1 Over VNG
De VNG representeert de 342 Nederlandse gemeenten. Dat doet de VNG ook binnen het actieprogramma Zorg voor Jeugd, met als doel de jeugdhulp, jeugdbescherming en jeugdreclassering merkbaar en meetbaar steeds beter te maken voor kinderen, jongeren en gezinnen, zodat ze op tijd passende hulp ontvangen. Het programma is een gezamenlijk initiatief van de gezamenlijke branches Zorg voor Jeugd, de cliëntorganisaties, de gezamenlijke beroepsgroepen, de Vereniging van Nederlandse Gemeenten en de ministeries van VWS, J&V en OCW.

1.2 Over het Platform Sociaal Domein en OZJPlatform Sociaal Domein
Rijk en gemeenten willen vraagstukken in het sociaal domein vanuit samenhang en gezamenlijkheid benaderen, zowel op lokaal, als op regionaal en nationaal niveau. Dit vraagt om een ander type en continue gesprek dat gericht is op wat nodig is voor inwoners (een sterkere uitvoeringspraktijk) en minder is opgezet vanuit het stelsel (van wetten, programma's en dossiers). Niet alleen binnen beleid of uitvoering, maar verbindend tussen alle facetten van het sociaal domein: van visie, beleid, inkoop tot en met de uitvoering en preventie. Niet alleen tussen gemeenten en rijk, maar met alle betrokken partners.

Om in deze behoefte te voorzien is in 2021 een traject gestart om te komen tot het Platform Sociaal Domein. Centraal in het Platform staan de regioadviseurs, die de verbinding leggen tussen de verschillende partners, tussen rijk, beleid en uitvoering. Zij ondersteunen op basis van de vragen uit de praktijk van beleid en uitvoering. Opdrachtgevers van het Platform Sociaal Domein zijn onder andere het ministerie van BZK, VWS en de VNG. Het Platform werkt aan het versterken van de lokale uitvoeringskracht en het aanbrengen van meer samenhang in (landelijk) beleid op basis van drie rollen:

1. Adviseren en ondersteunen: onafhankelijk inhoudelijk en/of procesmatig advies en ondersteuning aan samenwerkende overheden en partners;
2. Kennis ophalen en delen: het ophalen en delen van kennis(producten) en creëren van een dekkend en breed expertisenetwerk;
3. Systematisch leren: versterken van het leervermogen van samenwerkende overheden en partners.

1.3 Over het Ondersteuningsteam Zorg voor Jeugd
Bij de VNG is een samenwerkingsplatform in oprichting. Daarin zullen de opbrengsten en het vervolg van de vijf veranderopgaven binnen het Ondersteuningsteam Zorg voor Jeugd (OZJ) hun plek vinden. We zijn een lerend team, dat werkt vanuit een ‘groei-mindset’. Onze ambitie is ‘Elke dag beter’. Dat geldt zowel voor de jeugdregio’s als voor onszelf. We stellen ons daarom continu de vraag waar we staan, wat we kunnen verbeteren en of we met de goede dingen bezig zijn. Meer informatie over het OZJ is hier te vinden.

1.4 Omschrijving van de opdracht
Wij zijn op zoek naar twee enthousiaste en gedreven professionals die ons team komen versterken. Als medewerker ben je onderdeel van het projectenbureau van het Ondersteuningsteam Zorg voor Jeugd en Platform Sociaal Domein. Het projectenbureau is verantwoordelijk voor de ondersteuning van de subsidieprogramma's op het gebied van inkoop, HR, ICT, financiën, AVG en secretariële ondersteuning. Als het om inkoop gaat, wil het OZJ haar inkoopbudget goed en zorgvuldig besteden. Het betreft hier immers veelal publieke gelden. In jouw rol ben je verantwoordelijk voor het ondersteunen en ontzorgen van de projectleiders van de verschillende programma’s als het gaat om inhuur van personeel, door hen te begeleiden bij de benodigde stappen en afstemming met de afdeling inkoop, het opstellen van functieprofielen, de aanscherping van offertes en de administratieve afhandeling van de contractering. Je maakt daarin een vertaling van de behoefte van de projectleiders en programmamanagers over externe capaciteit naar functieprofielen en inrichting van het team.

Het Projectenbureau werkt hiervoor nauw samen met de Inkoopservicedesk van de VNG. De Inkoopservicedesk is onder meer verantwoordelijk voor het uitvoeren van de aanbestedingen en het opstellen van de overeenkomst. Daarnaast hebben zij een belangrijke adviserende rol als het gaat om wijze van inkoop en het opstellen van profielen. Je draagt zorgt dat inkoopprocessen goed aansluiten bij de projecten en dat de administratie daarvoor op orde. Als medewerker van het projectenbureau ben je allround en zul je naast het adviseren en ondersteunen van de projectleiders ook verschillende administratieve werkzaamheden uitvoeren. Wij zijn een echt ‘hands-on’ team en zijn ook in staat werkzaamheden van elkaar over te nemen.

1.5 Werkzaamheden en verantwoordelijkheden

• Het ondersteunen van projectleiders bij het inkoopproces rondom inhuur van personeel, door hen te begeleiden bij de benodigde stappen en afstemming met de afdeling inkoop.Het coördineren en ondersteunen van de projectleiders van de verschillende programma’s met, het opstellen van functieprofielen, de aanscherping van offertes en de administratieve afhandeling van de contractering;
• Op verzoek en pro- actief signaleren en adviseren op contracten; denk aan afloopdatum en urenbesteding binnen een contract;
• Je verzorgt het aanmaken van verplichtingen in het workflow managementsysteem (Synergy);
• Verantwoordelijk voor de juiste afstemming en samenwerking met de verschillende afdelingen van de VNG zoals financiën, het facilitair servicepunt en de afdeling inkoop;
• Het inhoudelijke controleren van binnenkomende facturen;
• Aanvragen van specifieke benodigdheden voor externe inhuur;
• Het opvangen van piekmomenten van collega’s in het projectenbureau.

1.6 Resultaat van de opdracht
In 2025 zal de ondersteuning van het projectenbureau verder worden uitgebreid naar andere afdelingen binnen de VNG. Om succesvol te kunnen uitbreiden zijn de volgende resultaten eind 2025 gerealiseerd:

• De DAS-procedures zijn correct en efficiënt doorlopen, waarbij je hebt gezorgd voor een vlotte administratieve afhandeling en een goede afstemming tussen projectleiders en de afdeling inkoop. Projecten zijn op een juiste, snelle en adequate wijze ondersteunt door het aanmaken van verplichtingen, het verwerken van offertes en het controleren van facturen;
• Mailboxen zijn bijgehouden en opgeschoond en de uitgevoerde werkzaamheden zijn op een juiste wijze gedocumenteerd en gearchiveerd.

Functie eisen

Onze opdrachtgever heeft eisen en wensen geformuleerd. Aan alle eisen moet worden voldaan om in aanmerking te komen voor deze functie. Voor deze functie zijn de volgende eisen en wensen geformuleerd:

Eisen:

1. Je beschikt over een afgeronde HBO opleiding.
2. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de rol van medewerker bedrijfsvoering
   of projectondersteuner.
3. Aantoonbare werkervaring met gebruik van Exact Synergy of vergelijkbare
   platforms.
4. Aantoonbare werkervaring met het opstellen van functieprofielen.
5. We gaan uit van gebruik van eigen laptop en telefoon.

Wensen:

1. Aantoonbare werkervaring met inkoopprocessen binnen de publieke sector.
2. Aantoonbare werkervaring met het samenwerken met ondersteunende afdelingen (Inkoop, HR, Financiën) in de publieke sector.
3. Heeft aantoonbare werkervaring met afstemming met toeleveranciers en/of projectleiders.
4. Aantoonbare werkervaring met een project- of verplichtingen administratie.

Competenties

• Communicatief vaardig, zowel mondeling als schriftelijk
• Empathisch
• Zorgvuldig
• Initiatiefrijk
• Gestructureerd
• Flexibel
• Pragmatisch
• Zelfstandig
• Accuraat werken
• Anticiperen
• Betrokken
• Klantgericht
• Omgaan met druk
• Plannen en organiseren
• Samenwerken

Inschrijven tot

Reageren op deze opdracht kan uitsluitend t/m 25-02-2025 tot 9:00 uur.

Gewenst aantal uren

00 uur per week.

Procedure en arbeidsvoorwaarden

Als intermediair staat FlexIntens voor het zorgvuldig bemiddelen van professionals binnen het publieke domein. Zo dragen we onder andere bij aan de invulling van opdrachten voor ministeries, uitvoeringsorganisaties, provincies, gemeenten en zorgorganisaties.

Zien we op basis van jouw ingestuurde CV een match, dan ziet de procedure er als volgt uit:

• Voorafgaand aan het voorstellen, maken we afspraken over het tarief, gericht op de specifieke opdracht.
• Kan een opdracht niet ingevuld worden als zelfstandig professional of gaat jouw voorkeur uit naar detachering (loondienst)? Onze dienstverlening voorziet ook daarin, waarbij we de beloningsstructuur van de opdrachtgever hanteren middels de inlenersbeloning.
• Na overeenstemming te hebben bereikt in de financiële voorwaarden, stellen wij jouw profiel op in het format voor de betreffende opdrachtgever. We vragen van jou een verduidelijk op de wijze van voldoen aan de gestelde eisen en wensen, om de match zo duidelijk mogelijk te maken. Ook een motivatiebrief om jouw drijfveren en toegevoegde waarde aan het licht te brengen, wordt gevraagd. Hierin treden wij op als sparringpartner.
• Wij verzorgen het voorstel en informeren je zo snel mogelijk over de voortgang hiervan.

NB: voor elke opdracht is het beheersen van de Nederlandse taal verplicht.