Medewerker personeels- en salarisadministratie

Functie omschrijving

Voor de Gemeente Leidschendam-Voorburg is FlexIntens op zoek naar een Medewerker personeels- en salarisadministratie voor 32 tot 36 uur per week.

Een sociale en ondernemende gemeente met ruim 75.000 inwoners. Hier werken we samen met 650 collega’s aan de best mogelijke dienstverlening voor inwoners, bedrijven en instellingen. De lijnen zijn kort, we kennen elkaar en we weten wat er speelt. Onder het motto: vertrouwen, verbinden en verantwoordelijkheid.

Let op! Omdat de inhoud van deze opdracht een verhoogd risico met zich meebrengt voor de arbeidsrelatie/verhouding van de Opdrachtgever naar een zzp’er toe (indicatie: schijnzelfstandigheid/arbeidsovereenkomst), is het niet mogelijk om deze opdracht als zzp’er uit te voeren. Zzp’ers hebben wel de mogelijkheid te kunnen reageren op de opdracht, maar wanneer de opdracht aan een zzp’er gegund wordt, dient hij/zij in dienst (Payroll/Detachering/Uitzendbureau) te gaan om de opdracht uit te kunnen voeren. De inschrijver dient hier bij de gehele inschrijving rekening mee te houden. Dat betekent dat de inschrijver bij zijn/haar reactie in het ‘opmerkingen’ veld expliciet moet benoemen via welke partij hij/zij de opdracht gaat vervullen. Of dat de inschrijving al direct via deze partij gedaan wordt.

Afdeling
Werken voor Bedrijfsvoering is werken voor de motor van de gemeente. Bij elke ontwikkeling of ieder proces is deze afdeling betrokken. Hier werken adviseurs en ondersteuners die collega’s helpen hun werk te doen. Bij BV vind je HR, financiën, communicatie- directie en bestuursadvisering, inkoop, facilitaire zakenen juridische zaken. Kortom, grote afwisseling in collega’s én in het werk.

Opdracht
Als medewerker Personeelsadministratie regel je alle administratieve zaken die met de medewerkers van de gemeente te maken hebben en weet je alle taken snel en accuraat af te handelen. Je beheert en optimaliseert de personeelsadministratie van de gemeente, samen met je collega-medewerkers van de personeels- en salarisadministratie. Je werkt nauwkeurig en gestructureerd. Op drukke momenten ben je flexibel en stressbestendig. Als medewerker van de personeelsadministratie ben je verantwoordelijk voor een breed pakket aan taken:

• Uitvoeren van het administratieve proces voor de instroom, doorstroom en uitstroom van tijdelijke en vaste medewerkers
• Opstellen van arbeidsovereenkomsten en brieven m.b.t. de arbeidsvoorwaarden
• Beantwoorden van vragen van collega’s over personele aangelegenheden, zoals verlof, reiskosten, ziekte
• Beheren, verwerken en controleren van personeels- en salarismutaties volgens de gemeentelijke CAO en wet- en regelgeving.
• Formulieren en interne handleidingen up-to-date houden?

Functie eisen

Onze opdrachtgever heeft eisen en wensen geformuleerd. Aan alle eisen moet worden voldaan om in aanmerking te komen voor deze functie. Voor deze functie zijn de volgende eisen en wensen geformuleerd:

Eisen:

1. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als medewerker Personeelsadministratie
2. Een afgeronde opleiding op minimaal mbo 4 niveau

Wensen:

1. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als medewerker Personeelsadministratie
2. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 3 jaar als medewerker Personeelsadministratie bij een gemeente
3. Aantoonbare werkervaring met IT-systemen Motion en Motion Pro, benoem duidelijk waar dit is opgedaan
4. Aantoonbare werkervaring met Microsoft Office, benoem dit duidelijk waar dit is toegepast

Competenties

• Staat open voor feedback en het bespreken van dilemma’s
• Handelt naar de gangbare (vastgestelde) ethische normen en waarden
• Maakt melding van fouten en overschrijding van ethische normen en waarden
• Integriteit (handelen)
• Gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie
• Verantwoordelijkheid (signaleren)
• Signaleert wanneer afspraken niet worden nagekomen
• Signaleert wanneer er geen heldere afspraken zijn gemaakt
• Neemt zelf verantwoordelijkheid wanneer het eigen handelen niet goed uitpakt
• Maakt zaken bespreekbaar als consequenties ongunstiger uitvallen dan voorzien
• Analytisch vermogen (overzicht houden):
• Doorziet de kern van problemen
• Onderscheidt hoofd en bijzaken in een probleem
• Geeft aan welke informatie ontbreekt om tot een goede analyse te komen
• Trekt gegronde conclusies uit beschikbare informatie
• Kwaliteitsgerichtheid (bewaken)
• Stelt prioriteiten om de kwaliteit van het product te bewaken
• Streeft naar het realiseren van de kwaliteitseisen, ook als dit moeilijker blijkt dan van tevoren ingeschat
• Heeft tijdig zicht op afwijkingen in het kwaliteitsniveau
• Ontdekt en vereffent deze afwijkingen

Inschrijven tot

Reageren op deze opdracht kan uitsluitend t/m 27-02-2025 om 9:00.

Gewenst aantal uren

32 tot 36 uur per week.

Procedure en arbeidsvoorwaarden

Als intermediair staat FlexIntens voor het zorgvuldig bemiddelen van professionals binnen het publieke domein. Zo dragen we onder andere bij aan de invulling van opdrachten voor ministeries, uitvoeringsorganisaties, provincies, gemeenten en zorgorganisaties.

Zien we op basis van jouw ingestuurde CV een match, dan ziet de procedure er als volgt uit:

• Voorafgaand aan het voorstellen, maken we afspraken over het tarief, gericht op de specifieke opdracht.
• Kan een opdracht niet ingevuld worden als zelfstandig professional of gaat jouw voorkeur uit naar detachering (loondienst)? Onze dienstverlening voorziet ook daarin, waarbij we de beloningsstructuur van de opdrachtgever hanteren middels de inlenersbeloning.
• Na overeenstemming te hebben bereikt in de financiële voorwaarden, stellen wij jouw profiel op in het format voor de betreffende opdrachtgever. We vragen van jou een verduidelijk op de wijze van voldoen aan de gestelde eisen en wensen, om de match zo duidelijk mogelijk te maken. Ook een motivatiebrief om jouw drijfveren en toegevoegde waarde aan het licht te brengen, wordt gevraagd. Hierin treden wij op als sparringpartner.
• Wij verzorgen het voorstel en informeren je zo snel mogelijk over de voortgang hiervan.

NB: het beheersen van de Nederlandse taal is voor elke opdracht vereist.