Medewerker Archiefbeheer

Functie omschrijving

Voor de Gemeente Hilversum is FlexIntens op zoek naar een Medewerker Archiefbeheer voor 16 uur per week.


We werken voor Hilversum, de mediastad van Nederland
Een groene tuinstad, met rijke historie, waar meer dan 93.000 unieke inwoners hun leven op eigen wijze vormgeven. Voor hen zijn we de meest nabije overheid; bereikbaar en toegankelijk. Open en nieuwsgierig, geven altijd antwoord en doen wat nodig is.

We zijn toegankelijk en betrouwbaar, transparant en realistisch in de afspraken die we maken. In onze werkwijzen zoeken we de balans tussen maatwerk en eenvoud. Maken slim gebruik van technologie, data en stellen dit zoveel mogelijk beschikbaar.

Bovenal doen we het samen, sluiten aan op wat er in de stad en in de regio gebeurt en zoeken de dialoog en de samenwerking. Met ons vakmanschap zijn we een betrouwbare partner.

Onze kernwaarden zijn dan ook Vertrouwen, Eenvoud, Betrokkenheid, Professioneel, Inclusief en Duurzaam.

We willen blijven leren en innoveren met het vizier op de stad.
Elke dag willen we dit waarmaken.
En als dat een keer niet lukt, spreek ons er dan op aan.

Als je bij ons werkt, kun je zijn wie je bent, ongeacht je achtergrond, hoe je eruitziet en van wie je houdt.

Let op! Omdat de inhoud van deze opdracht een verhoogd risico met zich meebrengt voor de arbeidsrelatie/verhouding van de Opdrachtgever naar een zzp’er toe (indicatie: schijnzelfstandigheid/arbeidsovereenkomst), is het niet mogelijk om deze opdracht als zzp’er uit te voeren. Zzp’ers hebben wel de mogelijkheid te kunnen reageren op de opdracht, maar wanneer de opdracht aan een zzp’er gegund wordt, dient hij/zij in dienst (Payroll/Detachering/Uitzendbureau) te gaan om de opdracht uit te kunnen voeren. De inschrijver dient hier bij de gehele inschrijving rekening mee te houden. Dat betekent dat de inschrijver bij zijn/haar reactie in het ‘opmerkingen’ veld expliciet moet benoemen via welke partij hij/zij de opdracht gaat vervullen. Of dat de inschrijving al direct via deze partij gedaan wordt.

Opdracht
Wij zoeken een nauwkeurige en proactieve professional met aantoonbare ervaring in archiefbeheer voor het bewerken en inventariseren van (aanvullingen op) papieren overheidsarchieven. Je bent bekend met archiveringsmethodieken en hebt een scherp oog voor detail. De ordening, het schrijven van inleidingen en samenstellen van inventarissen kunnen we aan jou toevertrouwen. Zo draag je bij aan het toegankelijk maken van waardevolle overheidsinformatie. 

Dit ga je doen: 

• Opschonen van dossiers en verwijderen van dubbelen; 

• Selecteren van archiefstukken voor bewaring, dan wel vernietiging en samenstellen van vernietigingslijst; 

• Ordenen, splitsen of samenvoegen van dossiers;  

• Materiele verzorging van archiefstukken (ompakken, ontnieten, verwijderen van hechters); 

• Waar nodig aanpassen van omschrijvingen; 

• Samenstellen van een gedetailleerde inventaris en bevestigen van etiketten. 

Functie eisen

Onze opdrachtgever heeft eisen en wensen geformuleerd. Aan alle eisen moet worden voldaan om in aanmerking te komen voor deze functie. Voor deze functie zijn de volgende eisen en wensen geformuleerd:

Eisen:

1. Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring met archiefbeheer voor een gemeente
2. Aantoonbare afgeronde opleiding op het gebied archiefbewerking zoals SOD-II, Leergang Archiefinventarisatie en -Bewerking
3. Beschikbaar per 1 maart 2025 voor 16 uur per week

Wensen:

1. Aantoonbare werkervaring met ordeningsprincipes en archiveringsmethodieken voor gemeentelijke archieven
2. Aantoonbare werkervaring met het werken in archiefsystemen

Competenties

• Nauwkeurig
• Proactief
• Analytisch
• Samenwerken

Inschrijven tot

Reageren op deze opdracht kan uitsluitend t/m 13-02-2025 om 12:00.

Gewenst aantal uren

16 uur per week.

Procedure en arbeidsvoorwaarden

Als intermediair staat FlexIntens voor het zorgvuldig bemiddelen van professionals binnen het publieke domein. Zo dragen we onder andere bij aan de invulling van opdrachten voor ministeries, uitvoeringsorganisaties, provincies, gemeenten en zorgorganisaties.

Zien we op basis van jouw ingestuurde CV een match, dan ziet de procedure er als volgt uit:

• Voorafgaand aan het voorstellen, maken we afspraken over het tarief, gericht op de specifieke opdracht.
• Kan een opdracht niet ingevuld worden als zelfstandig professional of gaat jouw voorkeur uit naar detachering (loondienst)? Onze dienstverlening voorziet ook daarin, waarbij we de beloningsstructuur van de opdrachtgever hanteren middels de inlenersbeloning.
• Na overeenstemming te hebben bereikt in de financiële voorwaarden, stellen wij jouw profiel op in het format voor de betreffende opdrachtgever. We vragen van jou een verduidelijk op de wijze van voldoen aan de gestelde eisen en wensen, om de match zo duidelijk mogelijk te maken. Ook een motivatiebrief om jouw drijfveren en toegevoegde waarde aan het licht te brengen, wordt gevraagd. Hierin treden wij op als sparringpartner.
• Wij verzorgen het voorstel en informeren je zo snel mogelijk over de voortgang hiervan.

NB: het beheersen van de Nederlandse taal is voor elke opdracht vereist.