Kwartiermaker/ Teammanager Portfoliomanagement

Functie omschrijving

Voor de gemeente Haarlemmermeer is FlexIntens op zoek naar een Kwartiermaker/ Teammanager Portfoliomanagement voor 36 uur per week.

Context
De gemeente Haarlemmermeer is op zoek naar een stevige Kwartiermaker in de functie van Teammanager voor het verder professionaliseren van portfoliomanagement in het fysiek domein.

We zijn een ambitieuze gemeente met een grote ruimtelijke opgave. Als gevolg van de groeiopgave (20.000 woningen tot 2040) is het projectenvolume in de afgelopen jaren enorm toegenomen, net als de strategische risico’s en complexiteit. Het tijdig en juist inzetten van de benodigde medewerkers die kunnen meebouwen aan de geprioriteerde initiatieven en projecten, is een uitdaging. Dat vraagt om uniform, ‘up to date’ en professioneel portfoliomanagement. 

Om ons portfoliomanagement in het fysieke domein verder te professionaliseren zetten we in op verbreding en versterking van (bestuurlijke) prioritering, capaciteitsprognose, projectbeheersing en projectcontrol. Dit zijn samenhangende ontwikkelrichtingen waarvoor een integrale kijk en een coherente aanpak noodzakelijk zijn. Voor deze opgave is een team nodig dat zich hier helemaal op kan gaan richten. Als Kwartiermaker/Teammanager bouw jij dit team op en stuur jij zowel jouw medewerkers als de inhoudelijke opgave aan.

We hebben al veel stappen gezet in het opstarten van portfoliomanagement in het fysieke domein bij Haarlemmermeer. Zo zijn we gestart met een nieuwe overlegstructuur en een methode voor strategische en tactische besluitvorming. Ook zijn diverse hierbij behorende rollen geworven, zoals Projectcontrollers (bij ons cluster Financiën), een Portefeuillemanager onderwijshuisvesting (bij ons cluster Grond en Vastgoedzaken), een Programmamanager strategische aanpak mobiliteit (bij ons cluster Ruimte, Economie en Duurzaamheid) en een Portfoliomanager (bij ons cluster Projecten). Nu is het zaak om deze bouwstenen te verbinden, te integreren en verder te ontwikkelen tot een uniforme, ondersteunende structuur voor portfoliomanagement in het fysiek domein. Op dit moment werven we ook een Senior Adviseur Portfoliomanagement om samen met jou deze opgave op te pakken en in te vullen

Opdracht

Als Kwartiermaker/Teamanager Portfoliomanagement ben je aanjager van een meervoudige ontwikkel- en veranderopgave. Je gaat aan de slag met de instrumenten, systemen en processen (werkwijzen), met gedrag, samenwerking en professionaliteit (cultuur) en leiderschap (sturing). Je bent een linking-pin tussen jouw team en de clusters in het ruimtelijk domein en zoekt nadrukkelijk de verbinding. Uiteraard krijg je hier ook de nodige ondersteuning bij vanuit onze adviseurs bij cluster Human Resource Management.

In algemene zin ben je als Kwartiermaker/Teammanager verantwoordelijk voor de volgende aspecten:

• De opzet, inrichting en implementatie van portfoliomanagement, capaciteitsprognose en projectbeheersing. Daarbij heb je oog voor de ontwikkeling van de daarvoor benodigde uniforme en gemeenschappelijke systemen, processen, instrumenten en werkwijzen.
• Het samen met de andere managers en directie stimuleren van een (cultuur)verandering naar meer gemeenschappelijk en samenhangend denken en doen in het fysieke domein. Dit vraagt aandacht voor (nieuwe vormen van) gedrag, leiderschap, aansturing en governance. 
• Het vormgeven van en leidinggeven aan het nieuwe team portfoliomanagement. Dit betekent structuur aanbrengen, teamontwikkeling en profilering. Denk onder andere aan een (deels nog nieuw te werven) (senior) Adviseur portfoliomanagement, Projectplanner, Resourceplanner, Projectbeheerser en Bedrijfsvoeringadviseur. Ook hebben we enkele IT- en data-rollen voor ogen. In totaal geef je leiding aan circa 6 tot 10 fte. Onderdeel van jouw opdracht is om de meer precieze samenstelling van het nieuwe team te bepalen.
• Structurele borging. Na de Kwartiermakersfase is het belangrijk om te komen tot een beheerfase. Daarom zie jij toe op een zorgvuldige overgang naar en structurele integratie en borging van de nieuwe werkwijzen, systemen, functies en middelen in de lijnorganisatie.  

Een meer concrete opdrachtomschrijving in termen van doelen, aanpak, mensen, resultaten en producten is onderdeel van de Kwartiermakersopdracht. Daarvoor ben jij als Kwartiermaker aan zet, in samenspraak met de ambtelijk opdrachtgever en een (nog te werven) Senior Adviseur Portfoliomanagement. Deze werving verloopt gelijktijdig met deze uitvraag.

Het is onze ambitie dat jij na de Kwartiermakerfase als Teammanager van het gevormde team aanblijft. Dat is echter nog afhankelijk van de definitieve inrichting van het team in de beheerfase. De Kwartiermakersfase loopt tot begin 2026. Het college van B&W heeft de wens uitgesproken om bij de gemeenteraadsverkiezingen van maart 2026 goed inzicht te willen hebben in het bestaande portfolio en de bijbehorende gegevens over capaciteit, planning en middelen. Dat geeft immers de handvatten om uiteindelijk tot bestuurlijke keuzes en prioritering te komen.

In de beheerfase is het belangrijk om de bestuurlijke besluitvorming te blijven ondersteunen met advies en actuele informatie over het portfolio. We gaan te zijner tijd graag met jou in gesprek hoe het profiel voor de Teammanager van de beoogde beheerorganisatie er uit ziet.

Functie eisen

Onze opdrachtgever heeft eisen en wensen geformuleerd. Aan alle eisen moet worden voldaan om in aanmerking te komen voor deze functie. Voor deze functie zijn de volgende eisen en wensen geformuleerd:

Eisen:

1. Gezien de aard van de functie leent deze er zich helaas niet voor om door een zzp'er uitgevoerd te worden. Zzp'ers zouden zich via een detacheringsconstructie kunnen laten voorstellen. Een deta-vast constructie, waarbij er na een periode van detachering een direct dienstverband bij de gemeente wordt gesloten, behoort tot de mogelijkheden.
2. Minimaal een relevante HBO of WO-opleiding afgerond, bijvoorbeeld op het gebied van veranderkunde, organisatiewetenschappen of bestuurskunde
3. Aantoonbaar minimaal 5 jaar leidinggevende ervaring met organisatie-verandervraagstukken binnen de overheid, bijvoorbeeld in de rol van Kwartiermaker of Teammanager

Wensen:

1. Aantoonbare ervaring als kwartiermaker, lijnmanager of coördinator op het gebied van portfoliomanager, het liefst meer dan 8 jaar
2. Aantoonbare ervaring met het aansturen van een team dat een portfoliosysteem of -dashboard moet implementeren en gebruiker, het liefst meer dan 8 jaar
3. Aantoonbare ervaring met het veranderkundig vormgeven van en bouwen aan een nieuw team, het liefst meer dan 10 jaar
4. Aantoonbare ervaring met het ruimtelijke/fysieke domein van een gemeentelijke overheid, het liefst meer dan 7 jaar

Competenties

Van de Kwartiermaker/Teammanager verwachten we iemand:

• die wordt gezien als een bevlogen en resultaatgerichte leidinggevende die in staat is om de benodigde (team)ontwikkeling vorm te geven en medewerkers te begeleiden in de (verander)opgave;
• met ruime veranderkundige kennis en ervaring op het gebied van integrale samenwerking, alsook de ontwikkeling en professionalisering van de daarbij behorende processen;
• met kennis en ervaring op het gebied van het organiseren en inzetten van portfoliomanagement en integrale (capaciteit)prognoses;
• die een planmatige- en resultaatgerichte aanpak kan combineren met procesmatige- en leerinterventies;
• die meervoudig kan kijken en continu weet te schakelen op en tussen verschillende niveaus in de organisatie;
• die politiek- en organisatiesensitief is (weten wie je wanneer moet betrekken, wanneer je moet escaleren), communicatief sterk is en een energie heeft die aanstekelijk is.

Inschrijven tot

Reageren op deze opdracht kan uitsluitend t/m 15-05-2025 tot 09:00 uur.

Gewenst aantal uren

36 uur per week.

Procedure en arbeidsvoorwaarden

Als intermediair staat FlexIntens voor het zorgvuldig bemiddelen van professionals binnen het publieke domein. Zo dragen we onder andere bij aan de invulling van opdrachten voor ministeries, uitvoeringsorganisaties, provincies, gemeenten en zorgorganisaties.

Zien we op basis van jouw ingestuurde CV een match, dan ziet de procedure er als volgt uit:

• Voorafgaand aan het voorstellen, maken we afspraken over het tarief, gericht op de specifieke opdracht.
• Kan een opdracht niet ingevuld worden als zelfstandig professional of gaat jouw voorkeur uit naar detachering (loondienst)? Onze dienstverlening voorziet ook daarin, waarbij we de beloningsstructuur van de opdrachtgever hanteren middels de inlenersbeloning.
• Na overeenstemming te hebben bereikt in de financiële voorwaarden, stellen wij jouw profiel op in het format voor de betreffende opdrachtgever. We vragen van jou een verduidelijk op de wijze van voldoen aan de gestelde eisen en wensen, om de match zo duidelijk mogelijk te maken. Ook een motivatiebrief om jouw drijfveren en toegevoegde waarde aan het licht te brengen, wordt gevraagd. Hierin treden wij op als sparringpartner.
• Wij verzorgen het voorstel en informeren je zo snel mogelijk over de voortgang hiervan.

NB: voor elke opdracht is het beheersen van de Nederlandse taal verplicht.