Kwartiermaker inrichting Portfolio en projectmanagement LMS

Functie omschrijving

Voor Nationale Politie Utrecht is FlexIntens op zoek naar een Kwartiermaker inrichting Portfolio en projectmanagement LMS voor 24 uur per week.

Kijkende naar de inhoud van deze aanvraag en de Wet DBA, leent deze aanvraag zich er niet voor om door een ZZP'er uitgevoerd te worden.

Voor deze opdracht is een BO+ screening van toepassing. Een positief besluit is een vereiste voor het uitvoeren van deze opdracht.

Opdracht omschrijving

De Landelijke Meldkamer Samenwerking (LMS) is een samenwerking tussen de meldkamers van politie, brandweer, ambulance en Koninklijke Marechaussee. LMS beheert een 24/7 netwerk van tien meldkamers, die elkaar kunnen ondersteunen in noodsituaties. Dit netwerk moet in 2025 operationeel zijn, gericht op efficiënte hulpverlening en crisisbestrijding.

LMS is een jonge organisatie die flexibel wil inspelen op de behoeten van veiligheidspartners. Met een fusie van 27 partijen is de organisatie gericht op een goede balans tussen ambities en middelen. De kernwaarden zijn leidend in de missie van 24/7 beschikbaarheid.

Om de organisatie effectief te kunnen sturen, is er behoefte aan professionalisering van project- en portfoliomanagement. Dit biedt de mogelijkheid om vanuit rust en doelmatigheid te werken.

We zoeken een ervaren kwartiermaker die verantwoordelijk is voor het transformatieproces van portfolio- en projectmanagement. Deze rol omvat de doorontwikkeling en versterking van processen, organisatie, tools en rapportages, en werkt nauw samen met stakeholders om LMS 'toekomstproof' te maken met een solide project- en portfoliomanagementwerking in een uitdagend veiligheidsdomein. 

De kandidaat is verantwoordelijk voor het inrichten en professionaliseren van project- en portfoliomanagement binnen de Landelijke Meldkamer Samenwerking (LMS). Dit omvat het opzetten van efficiënte processen om de doelen van de organisatie te ondersteunen. De kandidaat zorgt voor een goede balans tussen ambities en middelen, en verbindt verschillende betrokken partijen. Daarnaast borgt de kandidaat de continuïteit en kwaliteit van het portfoliomanagement, zodat LMS flexibel en doelmatig kan inspelen op de behoeften van haar veiligheidspartners.

Doelstelling

Om de organisatie vanuit rust, doelmatigheid en rechtmatigheid integraal te kunnen sturen, is professionalisering/ doorontwikkeling en mogelijk herijking op verschillende onderdelen in de werking van LMS nodig. We zitten in de fase van bewijzen en ervaren als Landelijke Meldkamer Samenwerking, en zijn volop bezig de organisatie in werking te brengen. Eén van die onderdelen die is ingericht en waar proactieve sturing nodig is, is het projecten en portfoliomanagement. Als we een goed werkend systeem van projectmanagement hebben dat zich weet te verhouden tot een goed ingericht systeem van portfoliomanagement, kunnen we (directie, managers, projectleiders) vanuit die rust, doelmatigheid en rechtmatigheid integraal (be-)sturen.
Goed portfoliomanagement helpt om keuzes in het werk en de daaraan te besteden resources te maken. Het draagt bij aan inzicht in de mate van doelbereiking: besteden we onze tijd aan het goed doen van de goede dingen? Inzicht geeft overzicht en uitzicht: moeten we vertragen, versnellen, iets doen of juist niet en waarom? De opdracht van de kwartiermaker is om aan deze doelstelling een onderscheidende bijdrage te leveren zodat er een gezonde werking ontstaat. 

Verantwoordelijkheden

• Je brengt concreet in werking wat nodig is om portfoliomanagement op verschillende niveaus binnen de organisatie mogelijk te maken
• Je zet de noodzakelijke processen, systemen en instrumenten hiervoor in en vergeet ook de noodzakelijke ontwikkeling van kennis en vaardigheden niet.
• Je maakt een eerste globaal overzicht van de portfolio van de organisatie en geeft daarbij inzicht van te ontwikkelen aandachtsgebieden. Dit leidt tot een aanpak in doorontwikkeling waarbij je in staat bent om op verbindende wijze professionals mee te nemen.
• Je faciliteert de doorontwikkeling van het PPM proces, inclusief agendering, proces- en voortgangsbewaking.
• Je draagt het belang van portfolio – en projectmanagement uit in de organisatie en stimuleert draagvlak hiervoor in onze organisatie. Verbinding en mensgericht leiderschap is hierin een must.
• Je brengt de behoefte aan capaciteitsmanagement in kaart als onderdeel van het doorontwikkelen van portfoliomanagement. Daarnaast begeleid je de implementatie van een capaciteitsinformatiesysteem.

Functie eisen

Onze opdrachtgever heeft eisen en wensen geformuleerd. Aan alle eisen moet worden voldaan om in aanmerking te komen voor deze functie. Voor deze functie zijn de volgende eisen en wensen geformuleerd:

Eisen:

1. De kandidaat heeft een afgeronde, erkende en volwaardige opleiding op minimaal HBO niveau.
2. De kandidaat heeft minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in de rol van kwartiermaker binnen het project- en portfoliomanagement.
3. De kandidaat heeft minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring met het inrichten en doorontwikkelen van portfolio- en capaciteitsmanagement binnen een organisatie (1000+ medewerkers)
4. De kandidaat heeft minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring met het vertalen van risico’s naar beheersingsmaatregelen en het implementeren ervan.

Wensen:

1. De kandidaat heeft aantoonbare werkervaring met het inrichten en doorontwikkelen van portfolio- en capaciteitsmanagement binnen een organisatie (1000+ medewerkers).
2. De kandidaat heeft aantoonbare werkervaring met transformatieproces van portfolio- en projectmanagement.
3. De kandidaat heeft aantoonbare werkervaring met het adviseren op verschillende niveaus ten behoeve van portfoliomanagement.
4. De kandidaat heeft aantoonbare werkervaring met het vertalen van risico’s naar beheersingsmaatregelen en het implementeren ervan.
5. De kandidaat heeft aantoonbare werkervaring op het gebied van portfolio- en programmamanagement, waarbij de kandidaat methodieken hanteert en geschikte instrumenten aanreikt om de effectiviteit van de processen te waarborgen

Competenties

• Projectmanagement: Vaardigheid in het plannen, uitvoeren en monitoren van projecten, met kennis van methoden en technieken.
• Strategisch inzicht: In staat om lange-termijn doelen te formuleren en het overzicht te behouden in complexe situaties.
• Mondelinge presentatie: Presenteert feiten, meningen en ideeën op een heldere wijze. Maakt hierbij gebruik van relevante communicatiemiddelen.
• Probleemanalyse: Signaleert problemen, zoekt en herkent belangrijke informatie, rafelt vraagstukken uiteen en legt verbanden tussen gegevens.
• Organisatorische vaardigheden: Capaciteit om processen en structuren te creëren die efficiëntie bevorderen.
• Flexibel gedrag: Staat open voor en speelt adequaat en doelgericht in op verander(en)de en snel wisselende omstandigheden.
• Samenwerking: Heeft oog voor het groepsbelang en draagt actief bij aan het gemeenschappelijke resultaat.
• Coachen: Verkent de ontwikkelbehoeften van medewerkers en stimuleert, motiveert en coacht hen om hun vakbekwaamheid op een hoger niveau te brengen en de medewerkers zo verder te ontwikkelen.

Inschrijven tot

Reageren op deze opdracht kan uitsluitend t/m 09-11-2024 tot 12:00 uur.

Gewenst aantal uren

24 uur per week.

Arbeidsvoorwaarden

Het beheersen van de Nederlandse taal is voor elke functie vereist. Arbeidsvoorwaarden worden per opdracht of vacature in overleg besproken. Als intermediair staat FlexIntens voor het zorgvuldig bemiddelen van (tijdelijk) personeel binnen toonaangevende organisaties met een maatschappelijk relevant karakter om zowel organisaties als professionals daarbinnen te ontwikkelen. Zo dragen we onder andere bij aan de ontwikkeling van verschillende ministeries, uitvoeringsorganisaties, provincies, gemeenten en zorgorganisaties. Met een gemotiveerd team dat de markt en de mensen kent, streven we continu naar een professionele, maar toch informele dienstverlening die naar volle tevredenheid van alle partijen verloopt. Dit alles doen we vanuit onze kernwaarden kennis, daadkracht en vertrouwen.