Adoptiespecialist Digitale Moderne Werkplek

Functie omschrijving

Voor de Gemeente Waterland is FlexIntens op zoek naar een Adoptiespecialist Digitale Moderne Werkplek voor 24 uur per week.

Gemeente Waterland is een (relatief) kleine gemeente. Typerend voor onze organisatie is het ‘ons kent ons’ gevoel en de korte, informele lijnen. Het enige constante is verandering en dat is voor gemeente Waterland niet anders. Gemeente Waterland heeft het programma Organisatieontwikkeling opgezet om een toekomstbestendige organisatie te worden die dichtbij de inwoners en ondernemers staat. De organisatieontwikkeling vindt plaats via 3 (sub)programma's: het Strategisch personeelsplan, het programma Dienstverlening en het Strategisch Plan Informatievoorziening.

Binnen dat laatste programma heeft met name het project digitale moderne werkplek een grote impact op de organisatie. Dit project behelst namelijk het uitfaseren van de huidige op Citrix gebaseerde KPN-werkplek omgeving en het in gebruik nemen van een modern workplace op basis van Microsoft 365. In Waterland noemen we dit de digitale moderne werkplek.

Het in gebruik nemen van de digitale moderne werkplek brengt een structurele verandering in de manier van werken met zich mee. Voorop staat dat deze verandering bijdraagt aan het verbeteren van de dienstverlening aan onze inwoners en ondernemers.

Opdracht
Het daadwerkelijk organisatie breed uitnutten en efficiënt, veilig en gebruiksvriendelijk gebruik maken van de digitale moderne werkplek staat en valt met de adoptie (omarming) hiervan door de medewerkers.  Wanneer zij niet of onvoldoende meegenomen worden in de nieuwe manier van werken, de veranderde processen en werkafspraken en de nieuwe technologie, is de kans groot dat de beoogde doelen van het project en daarmee samenhangend de doelen van het bovenliggende programma niet of onvoldoende behaald worden.

Het slagen van dit project is dus in grote mate afhankelijk van het adoptie- en communicatietraject. Hiervoor zoeken we een expert op het gebied van adoptie die nauw samenwerkt met de communicatie-expert en met de trainer digitale moderne werkplek. Het resultaat hiervan is:
- Een organisatiebrede adoptieaanpak digitale moderne werkplek;
- Het in uitvoering brengen/opstarten van het adoptieproces van de digitale moderne werkplek;
- Het overdragen van het adoptieproces en de daarvoor vereiste tooling, werkvormen en vaardigheden aan de daarvoor vrijgemaakte interne medewerkers.

Wij zoeken daarom een ervaren pragmatische mensgerichte adoptie-expert die:
- Bevlogen aan de slag gaat en het belang van de betrokkenen centraal zet;
- De adoptieaanpak vertaalt naar de praktijk en zo zorgt voor een beter én organisatiebreed eenduidig gebruik van de digitale moderne werkplek.

Werkzaamheden:
- Opstellen van een adoptieaanpak (in de vorm van een PvA), gebaseerd op het Plan van Aanpak van de digitale moderne werkplek;
- Vertalen adoptieaanpak naar concrete stappen en acties voor het project digitale moderne werkplek;
- Begeleiden en uitvoeren van alle genoemde stappen en acties in de adoptieaanpak;
- Uitwerken resultaten gebruikersonderzoek en interviews met medewerkers;
- Opstellen persona's o.b.v. gebruikersonderzoek en linken aan werkprofielen en verwerken in adoptie, communicatie en trainingsaanpak;
- Voorzitten klankbordgroep (plannen, begeleiden, organiseren etc.);
- Datamigratie: begeleiden en uitvoeren van alle benodigde adoptiewerkzaamheden om het datamigratieproces soepel te laten verlopen (zoals opgenomen in de adoptieaanpak);
- Meedenken/ afstemmen /ondersteunen omtrent opzet en uitvoer van de trainingen, in nauwe afstemming met de Microsofttrainer;
- Afstemmen/ ondersteunen van communicatie expert bij opzet en uitvoer van communicatieplan en interne communicatie uitingen;
- Trainen /begeleiden interne collega's over adoptie, zodat de adoptie kennis en vaardigheden overgedragen worden en gewaarborgd blijven binnen Waterland;
- Nauw betrokken bij opzetten en activeren van de pilot en livegang digitale moderne werkplek;
- Zorgen voor continuïteit en borging van het adoptieproces.

Gewenste ervaring: 
- Ervaring met verandertrajecten, bij voorkeur bij gemeentes;
- Zowel strategisch, tactisch als operationeel kunnen denken/ handelen;
- Ervaring met het begeleiden van organisaties bij het in gebruik nemen van een modern workplace op basis van Microsoft 365.

Gevraagde eigenschappen:
Zelfstandig en hands-on;
- In staat de organisatie in korte tijd te “lezen”;
- Goed in activeren en enthousiasmeren van mensen;
- Buiten gebaande paden kunnen denken/handelen;
- Representatief.

Functie eisen

Onze opdrachtgever heeft eisen en wensen geformuleerd. Aan alle eisen moet worden voldaan om in aanmerking te komen voor deze functie. Voor deze functie zijn de volgende eisen en wensen geformuleerd:

Eisen:

1. Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau
2. Aantoonbare werkervaring als adoptie-expert op het gebied van het realiseren van een modern workplace op basis van Microsoft 365 (
3. Gezien de inhoud van de rol wordt er gewerkt op de locatie (gemeentehuis gemeente Waterland) zelf, werken op afstand gebeurt alleen in overleg

Wensen:

1. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met verandermanagement en veranderingsprocessen binnen gemeentelijke organisaties
2. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als adoptiespecialist
3. Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 3 jaar als adoptiespecialist migratie naar digitale werkplek o.b.v. Microsoft 365

Competenties

• In Waterland zijn belangrijke competenties lef, verbinding, vertrouwen, nieuwsgierigheid
• Voor deze opdracht komen daar verantwoordelijkheid, flexibiliteit en creativiteit, samenwerken en kwaliteitsgerichtheid bij

Inschrijven tot

Reageren op deze opdracht kan uitsluitend t/m 23-10-2024 om 12:00.

Gewenst aantal uren

24 uur per week.

Arbeidsvoorwaarden

Het beheersen van de Nederlandse taal is voor elke functie vereist. Arbeidsvoorwaarden worden per opdracht of vacature in overleg besproken. Als intermediair staat FlexIntens voor het zorgvuldig bemiddelen van (tijdelijk) personeel binnen toonaangevende organisaties met een maatschappelijk relevant karakter om zowel organisaties als professionals daarbinnen te ontwikkelen. Zo dragen we onder andere bij aan de ontwikkeling van verschillende ministeries, uitvoeringsorganisaties, provincies, gemeenten en zorgorganisaties. Met een gemotiveerd team dat de markt en de mensen kent, streven we continu naar een professionele, maar toch informele dienstverlening die naar volle tevredenheid van alle partijen verloopt. Dit alles doen we vanuit onze kernwaarden kennis, daadkracht en vertrouwen.