Na jarenlange ervaring in de profitsector met diverse (E-HRM) implementatietrajecten vertelt Lindsay Postel over haar eerste opdracht als zelfstandige voor de overheid.
Professional Lindsay Postel begon haar carrière als HR-professional waar ze zich als specialist inzette voor de reorganisatie bij Fortis en ABN AMRO. Deze rol hield ze ook daarna aan, toen ze zich inzette voor een reorganisatie i.v.m. de overname tussen Jumbo en C1000. Al vrij snel kwam ze daar in contact met projectmanagement en ontwikkelde ze zich in die richting. Vervolgens sloeg ze er als projectmanager en programmamanager aan de klantkant in om diverse AFAS-implementaties vorm te geven bij diverse organisaties. Na jarenlange AFAS-implementaties rolde ze in de logistieke sector, waarbij ze diverse grote IT-vraagstukken oppakte. Grote en complexe organisaties als PostNL, Coca-Cola en Albert Heijn zijn onderdeel van haar trackrecord. Benieuwd naar haar verhaal over de opdracht bij de Veiligheidsregio Gelderland Midden? Lees dan snel verder!
Samenwerking met partner WeAreHR en FlexIntens
Na enige tijd in dubio te hebben gezeten, begon Lindsay als zelfstandig professional en sloot ze zich aan bij het netwerk van WeAreHR. Een netwerk dat bestaat uit ervaren zelfstandig HR-professionals in rollen als die van HR Adviseur, HR-Businesspartner, Organisatieontwikkelaar, Veranderdeskundigen, HR-interimmanagers en -projectmanager. Vanuit deze netwerkorganisatie werd contact gezocht met FlexIntens over passende opdrachten. Al gauw kwamen we tot de opdracht bij VGGM en voor ze het wist, mocht ze beginnen met haar eerste opdracht als zelfstandige.
Opgave VGGM
Binnen VVGM is de behoefte ontstaan om betrouwbare data uit één bron te kunnen halen, waardoor gestandaardiseerd werken geïntroduceerd dient te worden. Door verschillende gerenommeerde consultancybureaus zijn onderzoeken gedaan waaruit blijkt dat de organisatie erg ad-hoc functioneert en vooralsnog een gezonde organisatie is, maar zal moeten veranderen om toekomstbestendig te blijven. Werkzaamheden vanuit de primaire processen, zoals brand blussen en ambulancediensten zijn nu eenmaal ad-hoc, maar ook de bedrijfsvoering is op deze wijze georganiseerd. Om vanuit de bedrijfsvoering aan te kunnen blijven sluiten bij de behoeften van het primaire proces dient er een standaardisatieslag gemaakt te worden.
Om deze standaardisatieslag te maken, is een groot programma opgezet: Samen beter bedrijfsvoeren. Dit raakt vrijwel alle facetten op de managementorganisatie, zoals processen & procedures, data & control en mens & cultuur.
“Mijn opdracht ligt in het verlengde daarvan. Om van een ad-hoc naar een gestandaardiseerde organisatie te veranderen en de primaire processen te kunnen blijven ondersteunen, wordt het applicatielandschap van AFAS ingezet. Hierdoor zal een grote slag gemaakt worden in procesmatig werken, inrichten functiescheidingen en gegevensbeheer. Deze zaken hangen weer samen met het grotere programma, maar ik val niet zozeer onder dit programma. Zo heb ik mijn eigen stuurgroep, de directie, en onder mij diverse werkgroepen met projectmanagers voor verschillende fasen. Als organisatie is het wel een flink proces om van een ad-hoc cultuur naar een gestructureerde werkwijze te veranderen. Daarin lever ik graag mijn bijdrage.”
Uitdagingen
Met een trackrecord dat voornamelijk binnen de profitsector ligt, is het even wennen om binnen een overheidsorganisatie aan de slag te gaan. Er is sprake van een andere dynamiek en snelheid als het gaat om besluitvormingstrajecten. Zo had de basis inrichtingsprincipes, zoals het projectbudget, planning, structuur, rollen, taken en verantwoordelijkheden wat voeten in de aarde voordat een akkoord werd behaald.
“Het projectteam voor deze opdracht had ik al vrij snel staan. Wel vind ik het als projectmanager belangrijk om de projectfasering goed te doorlopen. Hierdoor heb ik op sommige momenten op de rem moeten trappen, bijvoorbeeld door het ontbreken van een akkoord op de basis inrichtingsprincipes. Voor mij is het belangrijk om de wens van de opdrachtgever in kaart te brengen en te bepalen langs welke meetlat gemeten gaat worden, om vervolgens op basis daarvan een goed product of dienst te kunnen leveren.”
Aanvullend daarop vind ik het erg interessant om te achterhalen welke motivatie nodig is om te kunnen veranderen. Binnen de profitsector hing dat sterk samen met financiën, maar in deze omgeving ligt dat anders. Nu is het belangrijk vast te houden aan wat is afgesproken, omdat dat de enige manier is om mensen aan afspraken te houden.
De veranderingen die eraan komen, zullen ook een cultuurverandering met zich meebrengen. Ook dat is ontzettend interessant. Binnen de organisatie is sprake van ontzettend hardwerkende mensen, maar zullen ze een stap moeten zetten van de huidige naar de toekomstige situatie. Dat gaat gepaard met het doorlopen van alle daarbij horende fasen, en dat wordt pittig.
“Om met deze uitdagingen om te gaan, vind ik het heel belangrijk om veel draagvlak te creëren. Dit doe ik door ontzettend veel te communiceren en mensen meenemen in de (beweegreden achter) de verandering. Vervolgens ook komen tot afspraken en daar ook echt aan houden, om richting het gewenste resultaat te bewegen.”
Ik ben tevreden wanneer…
Er écht stappen zijn gezet in het veranderproces op het gebied van standaardisatie. En dan ook aangevuld met een goede beheerorganisatie die dit later kan overnemen. Als er een goede AFAS-inrichting is en er kan worden gehouden aan ca. 80% gestandaardiseerd en 20% uitzondering, lijkt me dat een mooi resultaat. Natuurlijk hoort daar wel bij dat mensen meegenomen worden in het procesmatig werken en ervoor zorgen dat iedereen bij de basisgegevens kan om zo daadwerkelijk te kunnen sturen. Als dat neergezet kan worden, met een goede beheerorganisatie en ze zelf de kracht hebben daar nog verder stappen in te zetten, zou dat voor mij écht een succes zijn.
Ervaringen met FlexIntens
Het contact met FlexIntens heb ik als soepel en enorm snel ervaren. Het was een kwestie van samen tot inhoudelijke stukken komen, de puntjes op de i te zetten en aanleveren richting de opdrachtgever. Het was een kwestie van soepel schakelen en het resultaat is positief. Volgens mij kan het niet soepeler gaan dan dat.
