Projectsecretaris Vitale Kerngebieden

Functie omschrijving

Voor gemeente Rotterdam is FlexIntens op zoek naar een Projectsecretaris Vitale Kerngebieden voor 32 tot 36 uur per week.

Waar ben jij van?

Jij bent van meters maken. Geen woorden, maar daden! Dankzij jouw positieve en gedreven houding weten we stappen te maken in de projecten voor de Vitale Kernen. Dit doe je voor iedereen die hier komt, woont, of werkt.

Jouw functie

Wij streven naar levendige en aantrekkelijke verblijfs- en winkelgebieden met een mix aan functies met meerwaarde voor de mensen die deze plekken bezoeken, die er als bewoner veel gebruik van maken, of er hun boterham verdienen. Binnen de aanpak vitale kerngebieden moet de overmaat aan winkeloppervlak gereduceerd worden en omgevormd worden tot een toekomstbestendige mix van functies. Daarin kan ruimte zijn voor maatschappelijke voorzieningen, maar ook voor horeca en wonen. Het is de bedoeling dat deze gebieden zich ontwikkelen tot economisch toekomstbestendige locaties én tot hoogwaardige plekken voor ontmoeten en verblijven. In vier jaar tijd willen we minimaal 25 gebieden aanpakken.  Per gebied zal er maatwerk geleverd moeten worden richting de eigenaren en winkeliers.

Om dit allemaal geregeld te krijgen is er een coordinatieteam opgericht.  En jij als projectsecretaris bent de spil in het functioneren van het coordinatieteam. Samen met de programmamanager ga jij aan de slag om de aanpak vitale kerngebieden verder uit te bouwen. Jij denkt mee op de inhoud, fungeert als sparringpartner, en zorgt voor overzicht en een goede verslaglegging. Daarnaast ben je ook aanspreekpunt van het project en zichtbaar naar onze partners, waaronder de brancheorganisaties.

Concreet ben je bezig met:

• Het opstellen van documenten, zoals annotaties, presentaties, en Excel lijsten;
• Het voorbereiden van en actief participeren aan (bestuurlijke) overleggen, denk hierbij aan de voorbereiding voor de wethouder, de agenda, de notulen en de verzending;
• Het verzorgen van de stukkenadministratie;
• Het inplannen van complexe afspraken met wethouders en afdelingshoofden, of voor grote bijeenkomsten;
• Het onderhouden van contacten met interne en externe partijen;
• Het beoordelen van subsidieaanvragen aanpak vitale kerngebieden

Jouw profiel

Als enthousiaste projectsecretaris sta jij te trappelen om stappen te zetten voor de vitale kernen. Jij houdt van pionieren en streeft er altijd naar om resultaten te behalen. Een mogelijk obstakel zie jij niet als een probleem, maar als een kans om jezelf te bewijzen. Jij komt immers met creatieve en innovatieve oplossingen. Verder ben jij flexibel ingesteld, en schakel je gemakkelijk tussen verschillende werkzaamheden. Binnen de aanpak vitale werken is veel maatwerk nodig, dit houdt in dat planning regelmatig moet worden aangepast. Door ordelijk te werk te gaan en proactief stappen te zetten weet jij het overzicht te bewaren. Jouw analytische- en adviesvaardigheden dragen ook bij aan het soepel verlopen van het project. Daarnaast ben jij sociaal vaardig en voel je je prettig bij een zichtbare rol. Jij schakelt gemakkelijk tussen de verschillende onderwerpen die de partners aandragen, en staat open voor de nieuwe informatie die je zal ontvangen. Door duidelijk te communiceren staan anderen ook open voor jouw visie.

De afdeling

De afdeling Economie is onderdeel van de directie Economie en Duurzaamheid. De afdeling Economie werkt aan een hoogwaardig en innovatief vestigingsklimaat voor bedrijven en doet dit samen met ondernemers, kennisinstellingen, andere (regionale) overheden en relevante partijen. Hiermee dragen we bij aan een economisch toekomstbestendige stad waarin de Rotterdammer kan werken, leven en wonen en waar bezoekers graag (terug)komen.

We richten ons op het stimuleren en faciliteren van economische ontwikkeling en in een regionaal, nationaal en internationaal perspectief. De inzet van de gemeente is erop gericht om het Rotterdamse economische systeem zodanig te versterken dat er een zo gunstig mogelijk klimaat voor bedrijven en investeerders ontstaat dat bijdraagt aan economische vernieuwing en daarmee de concurrentiepositie van onze stad en regio versterkt. Ook de dienstverlening aan ondernemers behoort tot ons takenpakket. De afstemming en samenwerking met burgers, ondernemers en regio bepaalt in toenemende mate onze werkwijze. De afdeling Economie is continue in ontwikkeling en werkt vooral opgavegericht waarbij diverse taken en rollen van belang zijn. Ons externe netwerk in de stad en regio is goed ontwikkeld en we zijn dan ook vaak de ogen en oren voor de gemeente als het gaat om signalen van ondernemers, maatschappelijke organisaties en andere overheden.

Kort samengevat: wij werken integraal, opgavegericht, van buiten naar binnen samen met ons externe en interne netwerk. Hiervoor hebben we vijf opgaveteams, die zodanig zijn ingericht dat samenwerken aan resultaten van meerwaarde en inspirerend is.

Onze organisatie

De skyline van Rotterdam. De diversiteit aan bedrijven en publieke instellingen. De bereikbaarheid van stad en regio. De internationale handelsgeest, ondernemerskracht, ambitie en daadkracht. Het zijn allemaal voorbeelden van hoe Stadsontwikkeling samenwerkt met bewoners en ondernemers aan de voorspoed van de stad. Sinds 2016 is daar een extra opgave bijgekomen en dat is ‘groene groei’: vooruitgang die klimaatvriendelijker, beter voor het milieu en op een circulaire gedachte gebouwd is.

Stadsontwikkeling bouwt dus aan een sterke economie en een aantrekkelijke woonstad. Met hart voor Rotterdam en de mensen die er komen, wonen en werken.

Waar wij van zijn

Samen met Rotterdammers en verschillende partners geven we vorm aan de stad en houden we de stad in vorm. Kies jij voor Stadsontwikkeling, dan is de kans groot dat je ideeën ontwikkelt die een duidelijk stempel achterlaten op Rotterdam. Je gaat vernieuwing en vooruitgang dromen, tegelijkertijd zit je zelf aan de knoppen om groei samen met de stad te realiseren. Stadsontwikkeling is er voor mensen die behoeftes zien, de ruimte pakken, ervoor durven gaan en het waarmaken

Functie eisen

Onze opdrachtgever heeft eisen en wensen geformuleerd. Aan alle eisen moet worden voldaan om in aanmerking te komen voor deze functie. Voor deze functie zijn de volgende eisen en wensen geformuleerd:

Eisen:

1. Gezien de wet DBA leent deze aanvraag zich niet voor ZZP'ers. 
2. Je hebt HBO werk- en denkniveau, dit blijkt uit een afgeronde HBO opleiding of eerder opgedane werkervaring, minimaal 3 jaar in het vakgebied.;
3. Je hebt minimaal 3 jaar werkervaring als projectsecretaris, projectleider of adviseur, opgedaan in de afgelopen 5 jaar;
4. Je hebt minimaal 1 jaar ervaring met het zelfstandig schrijven van stukken, zoals annotaties, notities voor wethouders/bestuurders, of vergelijkbaar, opgedaan in de afgelopen 3 jaar;
5. Je hebt ervaring met het organiseren van bestuurlijke overleggen met grote stakeholders met conflicterende belangen, opgedaan in de laatste 3 jaar;
6. Je hebt minimaal 1 jaar ervaring met complex agendabeheer en stukkenadministratie; opgedaan in de afgelopen 3 jaar;
7. Je hebt minimaal 1 jaar ervaring met het beoordelen van subsidieaanvragen.

Wensen:

1. Je hebt minimaal 5 jaar werkervaring als projectsecretaris of adviseur, opgedaan in de afgelopen 8 jaar;
2. Je hebt minimaal 1 jaar werkervaring als projectsecretaris bij een gemeente met meer dan 250.000 inwoners, opgedaan in de afgelopen 4 jaar;
3. Je hebt minimaal 1 jaar ervaring met de samenwerking tussen gemeente,  vastgoedpartijen en ondernemers in winkelstraten opgedaan in de afgelopen 3 jaar;
4. Je hebt ervaring met het werken in een multidiciplinair programmateam  opgedaan in de afgelopen 3 jaar;
5. Je hebt ervaring met hybride werken;
6. Je hebt kennis van en ervaring met:
   • Corsa;
   • Oracle Cloud;
   • Microsoft Office;
   • SharePoint;
   • DivaBB;
   • Microsoft Teams.

Inschrijven tot

Reageren op deze opdracht kan uitsluitend t/m 09-04-2025 tot 12:00 uur.

Gewenst aantal uren

32 tot 36 uur per week.

Procedure en arbeidsvoorwaarden

Als intermediair staat FlexIntens voor het zorgvuldig bemiddelen van professionals binnen het publieke domein. Zo dragen we onder andere bij aan de invulling van opdrachten voor ministeries, uitvoeringsorganisaties, provincies, gemeenten en zorgorganisaties.

Zien we op basis van jouw ingestuurde CV een match, dan ziet de procedure er als volgt uit:

• Voorafgaand aan het voorstellen, maken we afspraken over het tarief, gericht op de specifieke opdracht.
• Kan een opdracht niet ingevuld worden als zelfstandig professional of gaat jouw voorkeur uit naar detachering (loondienst)? Onze dienstverlening voorziet ook daarin, waarbij we de beloningsstructuur van de opdrachtgever hanteren middels de inlenersbeloning.
• Na overeenstemming te hebben bereikt in de financiële voorwaarden, stellen wij jouw profiel op in het format voor de betreffende opdrachtgever. We vragen van jou een verduidelijk op de wijze van voldoen aan de gestelde eisen en wensen, om de match zo duidelijk mogelijk te maken. Ook een motivatiebrief om jouw drijfveren en toegevoegde waarde aan het licht te brengen, wordt gevraagd. Hierin treden wij op als sparringpartner.
• Wij verzorgen het voorstel en informeren je zo snel mogelijk over de voortgang hiervan.

NB: voor elke opdracht is het beheersen van de Nederlandse taal verplicht.