Junior inhoudelijk Programmasecretaris

Functie omschrijving

Voor ICTU is FlexIntens op zoek naar een Junior inhoudelijk Programmasecretaris voor 32 uur per week.

Organisatie: 

Beschrijving project/programma:
ICTU werkt in opdracht van het ministerie van VWS aan diverse opdrachten gericht op ondersteuning van de implementatie van de digitale uitwisseling van zorggegevens. 
Drie opdrachten die lopen zijn 
1. Met spoed beschikbaar, een implementatieondersteuningsprogramma in de acute zorg keten. 
2. eOverdracht, een implementatieondersteuningsprogramma gericht op het uitwisselen van verpleegkundige gegevens en 
3. Generieke Functies, gericht op het beproeven en implementeren van technische voorzieningen waardoor gegevensuitwisselingen veilig en eenduidig kunnen plaatsvinden. 

Voor Met spoed beschikbaar zoeken we een junior programmasecretaris voor 24 uur per week, Daarnaast kunnen aanvullende werkzaamheden nodig zijn voor de andere zorgprogramma’s. Dit in afstemming met de verschillende programmamanagers en uiteraard de programmasecretaris zelf.

De opdracht 
De Junior Inhoudelijk Programmasecretaris gaat zorgdragen voor:
• Maken en bijhouden van de planning (visueel);
• Hulp bij actueel houden Plannerbord (najagen actiehouders indien nodig);
• Hulp bij het maken en actueel houden van andere projectmanagementproducten: stakeholderanalyse, issue- en risicolog, maandrapportgae, contactpersonenlijst, e.d;
• Voorbereiding formele overleggen i.s.m. programmamanager, verslagen maken inclusief actie- en besluitenlijsten en najagen acties;
• Hulp bij organisatie van bijeenkomsten met het programmateam en diverse stakeholders;
• Beheren van de mailbox van Met spoed beschikbaar;
• Actueel houden inwerkdocumentatie voor nieuwe collega’s;
• Hulp bij actueel houden projectarchief (Sharepoint en Teams), inclusief beheer gastaccounts, en interne overlegstructuur (via Teams en Signal);
• Ad hoc hulp bij inhoudelijke vraagstukken en mogelijk communicatie;
• Interne kennisdeling binnen ICTU.

Functie Informatie:

Gewenst profiel
Je bent een enthousiaste Junior Inhoudelijk Projectsecretaris die ervan houdt om het proces binnen een complex programma zo goed mogelijk te laten verlopen. Je bent in staat om het overzicht te bewaren en om de inhoud (op hoofdlijnen) en de verhoudingen binnen het netwerk snel eigen te maken. Je bent een teamplayer die gemakkelijk schakelt met in eerste instantie de programmamanager maar ook met de andere teamleden. 
Je bent bedreven in het maken van goed leesbare verslagen en presentaties. Hierbij kun je goed omgaan met tools om zaken visueel weer te geven.

Jouw competenties:
• Omgevingsbewust en organisatiesensitief: je hebt snel door wie welke rol vervult in een enorm netwerk als de spoedzorgketen, erkent de belangen van diverse partijen en handelt daarnaar
• Uitstekende schriftelijke vaardigheden: hoofdzaken van bijzaken kunnen onderscheiden bij verslaglegging en in de taalkeuze met respect voor de verschillende belanghebbenden
• Zorgvuldigheid: oog voor details (zonder je erin te verliezen)
• Plannen en organiseren: in staat om planning te visualiseren, actielijsten bij te houden

Affiniteit met de zorg en informatisering is een pré.

Functie eisen

Onze opdrachtgever heeft eisen en wensen geformuleerd. Aan alle eisen moet worden voldaan om in aanmerking te komen voor deze functie. Voor deze functie zijn de volgende eisen en wensen geformuleerd:

Eisen:

1. Je hebt een afgeronde WO opleiding;

Wensen:

1. Aantoonbare ervaring met project-/programma-ondersteuning met meerdere van in de opdracht genoemde werkzaamheden;
2. Ervaring in de publieke sector, bij voorkeur in de zorg;
3. Ervaring met de organisatie en verslaglegging van bijeenkomsten met diverse stakeholders;
4. Aantoonbare ervaring met of interesse in politieke veranderomgevingen, kunnen omgaan met belangen, grote omgevingssensitiviteit

Inschrijven tot

Reageren op deze opdracht kan uitsluitend t/m 15-02-2024 tot 00:00 uur.

Gewenst aantal uren

00 uur per week.

Procedure en arbeidsvoorwaarden

Als intermediair staat FlexIntens voor het zorgvuldig bemiddelen van professionals binnen het publieke domein. Zo dragen we onder andere bij aan de invulling van opdrachten voor ministeries, uitvoeringsorganisaties, provincies, gemeenten en zorgorganisaties.

Zien we op basis van jouw ingestuurde CV een match, dan ziet de procedure er als volgt uit:

• Voorafgaand aan het voorstellen, maken we afspraken over het tarief, gericht op de specifieke opdracht.
• Kan een opdracht niet ingevuld worden als zelfstandig professional of gaat jouw voorkeur uit naar detachering (loondienst)? Onze dienstverlening voorziet ook daarin, waarbij we de beloningsstructuur van de opdrachtgever hanteren middels de inlenersbeloning.
• Na overeenstemming te hebben bereikt in de financiële voorwaarden, stellen wij jouw profiel op in het format voor de betreffende opdrachtgever. We vragen van jou een verduidelijk op de wijze van voldoen aan de gestelde eisen en wensen, om de match zo duidelijk mogelijk te maken. Ook een motivatiebrief om jouw drijfveren en toegevoegde waarde aan het licht te brengen, wordt gevraagd. Hierin treden wij op als sparringpartner.
• Wij verzorgen het voorstel en informeren je zo snel mogelijk over de voortgang hiervan.

NB: voor elke opdracht is het beheersen van de Nederlandse taal verplicht.