Informatiebeheerder
-
Provincie
Gelderland
-
Branche
Lokale overheid
-
Opleidingsniveau
HBO MBO
-
Dienstverband
Detachering Interim
-
Plaats
-
Gepubliceerd op
Functie omschrijving
Voor de Gemeente Zutphen is FlexIntens op zoek naar een Informatiebeheerder voor 28 uur per week.
De gemeente Zutphen is een gemeente vol beweging en ambities. Kijk op Zutphen.nl voor meer informatie. Wat ga je doen?Binnen team Documentair Informatie Beheer(DIB) ga je als informatiebeheerder aan de slag met de registratie van centraal binnenkomende informatiestromen (o.a. post en e-mail), zodanig dat de archivering bij de start al goed geborgd is en de zaken/documenten aan het juiste zaaktype en daarmee de juiste (groep) medewerkers gekoppeld worden. De werkzaamheden betreffen o.a.:
- Selecteren ingekomen post en e-mail.
- Registreren van nieuwe zaken.
- Registreren van aanvullende documenten bij een zaak.
- Beheren van de algemene email van de gemeente Epe en registreren wat nodig is.
- Versturen ontvangstbevestigingen.
- Ondersteunen waar nodig bij het uitvoeren van kwaliteitscontroles op het digitale archief binnen informatiesystemen, zoals bijv. controle juist gebruik van zaaktypen, controle volledigheid etc.
- Beantwoording van vragen uit de organisatie over digitaal archiveren of het terugvinden van informatie in digitale archieven in informatiesystemen.
- Proactief geven van informatie, uitleg/instructie en ondersteuning aan gebruikers omtrent digitale archivering in informatiesystemen
- Beantwoording van vragen uit de organisatie over digitaal archiveren of het terugvinden van informatie in digitale archieven in informatiesystemen.
- Proactief geven van informatie, uitleg/instructie en ondersteuning aan gebruikers omtrent digitale archivering in informatiesystemen.
- Begeleiden van medewerkers in digitaal archiveren in informatiesystemen.
Je bent mede verantwoordelijk voor het registratieproces van binnen komende informatiestromen zoals email en fysieke post in ons zaaksysteem
Je beschikt over:
- Je beschikt minimaal over een afgeronde MBO-opleiding, SOD1 of LARM met ervaring (minimaal 3 jaar) in de rol van informatiebeheerder of DIV medewerker;
- Je beschikt over ruime kennis en ervaring met het registreren van post/email e.d. binnen gemeentelijke processen in een zaaksysteem, kennis van zaaksysteem.nl(xxllnc) is een pré .
Verder verwachten we het volgende van je:
- Kwaliteitsgerichtheid: Je stelt hoge eisen aan kwaliteit van producten en diensten en handelt daarnaar.
- Klantgericht: je onderzoekt de wensen en behoeften van (zowel interne als externe) klanten en handelt hiernaar, stelt de medewerker centraal zonder het eigen organisatie belang tekort te doen.
- Communicatieve vaardigheden: je bent in staat om medewerkers klantvriendelijk te woord te staan, mee te nemen in de digitale ontwikkeling en duidelijk instructies/uitleg te geven.
- Plannen en organiseren: je stelt doelen en prioriteiten en bepaalt de vereiste acties, tijd en middelen om deze doelen te realiseren en plaatst deze activiteiten in de juiste volgorde en tijd.
Functie eisen
Onze opdrachtgever heeft eisen en wensen geformuleerd. Aan alle eisen moet worden voldaan om in aanmerking te komen voor deze functie. Voor deze functie zijn de volgende eisen en wensen geformuleerd:
Eisen:
- Je hebt minimaal 3 jaar recente werkervaring op het gebied van informatiebeheer bij voorkeur bij een gemeentelijke overheid
- Je hebt MBO werk- en denkniveau
Wensen:
- De mate waarin je aantoonbare werkervaring hebt in de registratie van informatiestroming in een zaaksysteem
- De mate waarin je aantoonbaar minimaal 3 jaar ervaring hebt als informatiebeheerder/medewerker DIV
- De mate waarin je in teamverband kunt werken en daarbij met je competenties en voldoende inhoudelijke kennis een meerwaarde bent
Inschrijven tot
Reageren op deze opdracht kan uitsluitend t/m 20-09-2024 om 12:00.
Gewenst aantal uren
28 uur per week.
Arbeidsvoorwaarden
Het beheersen van de Nederlandse taal is voor elke functie vereist. Arbeidsvoorwaarden worden per opdracht of vacature in overleg besproken. Als intermediair staat FlexIntens voor het zorgvuldig bemiddelen van (tijdelijk) personeel binnen toonaangevende organisaties met een maatschappelijk relevant karakter om zowel organisaties als professionals daarbinnen te ontwikkelen. Zo dragen we onder andere bij aan de ontwikkeling van verschillende ministeries, uitvoeringsorganisaties, provincies, gemeenten en zorgorganisaties. Met een gemotiveerd team dat de markt en de mensen kent, streven we continu naar een professionele, maar toch informele dienstverlening die naar volle tevredenheid van alle partijen verloopt. Dit alles doen we vanuit onze kernwaarden kennis, daadkracht en vertrouwen.
